TR og persondata

Forbundet Kultur og Information har udarbejdet en instruks til dig som TR og TR-suppleant, så du ved hvordan du skal agere i forhold til behandling af persondata, herunder databrud.

Området er fortsat nyt for de fleste, så der opstår hele tiden nye spørgsmål, og der vil også komme ændringer undervejs. Hold øje med den seneste version og kontakt Forbundet Kultur og Information, hvis du har spørgsmål.

Læs: Politik for tillidsrepræsentanters behandling af persondata.

Læs: Cirkulære i staten om TR's behandling af personoplysning i arbejdsgivers IT-system, herunder arbejdsgivers tekniske bistand hertil (dec. 2020)

Læs: På det kommunale og regionale område har man indgået en aftale om en GDPR-standardkontrakt til brug for behandling af personoplysninger ved TR's brug af arbejdsgivers IT-udstyr, når organisationen er dataansvarlig. Tjek om din kommune har tilsluttet sig aftalen jf. følgeskrivelsen. På Forhandlingsfællesskabets hjemmeside kan du også følge med om din kommune har tilsluttet sig aftalen. 

Læs: Datatilsynets opdaterede vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelse (dec. 2020) som konsekvens af ændret fortolkning af brug af arbejdstivers IT-udstyr (jf. ovenfor)

I TR-vejledningen behandles en række TR-relevante spørgsmål om brug af lønoplysninger i det daglige arbejde, herunder hvordan I lokalt kan arbejde med lønåbenhed. 

Læs også de generelle grundbestemmelser omkring behandling af data m.v. i Forbundet Kultur og Informations Politik for tillidsrepræsentanters arbejde.

Som TR vil det være relevant at holde møder og sende information ud til medlemmerne. TR skal være opmærksom på ikke at afsløre medlemskab af en faglig organisation, da det er en følsom oplysning i henhold til databeskyttelsesreglerne.

Derfor skal TR gøre følgende.

Mail: Ved masseudsendelse skal TR bruge bcc-feltet i outlook.  

Mødeindkaldelse: Her gælder det samme, at TR ikke afsløre medlemskabet. Derfor kan du gøre følgende når du indkalder til møder i klubregi:

• Start med at gå ind i kalenderfunktionen, så du inviterer til et møde. Opret en ny mødeindkaldelse og vælg derefter ”planlægningsassistent” og ”til.” Herefter finder du personerne , du vil sende til. Men i stedet for at tilføje som ”nødvendig” skal du tilføje personerne som ”ressourcer”.
• Email-adressen skal også skrives/kopieres i feltet ”ressourcer,” hvis det er personer, der ikke findes i dit adressekartotek. Det eneste, der betyder noget for denne løsning, er tilføjelsen i ”ressourcer” og ikke ”nødvendig”.
• Derefter klikker du ”ok” og går til forrige side. ”Aftale” og udfylder mødeindkaldelsen som du normalt ville. Det er vigtigt at slette adresserne/personerne fra feltet ”sted”, da det vil afsløre, hvem der er modtager af mødeindkaldelsen.

Læs mere og hør podcasts på Datatilsynets hjemmeside.