Gå til sidens indhold

Biblioteker: Brug jeres data

Et fælles mindset og sprog hos medarbejderne er centralt, hvis bibliotekerne skal blive bedre til at bruge data. Projektet Brug Bibliotekernes Data har derfor udviklet et nationalt kompetenceforløb.

Arkivfoto Palle Peter Skov, Kolding Bibliotek


Tekst Pernille Rydén, ph.d. i strategisk tænkning af nye teknologier og følgeforsker på projektet

Data kan give biblioteksledelsen værdifulde indsigter, der kan understøtte strategiske beslutninger om biblioteksdriften i en tid, hvor økonomien er under pres. Kombinationen af interne og eksterne data, samt historiske og dynamiske data, giver helt ny viden til at designe, effektsikre og validere brugerrelevante biblioteksoplevelser i fremtiden. Data er altså ikke et fossilt brændstof, men en vedvarende resurse, som bibliotekerne bør satse på. Men bibliotekerne har tekniske og kompetencemæssige udfordringer med at samle og analysere eksisterende såvel som nye typer af data og udnytte datapotentialet fuldt ud. Interne data om bemanding, indkøb, fysiske materialer, budgettering af e-resurser, arrangementer og de nationale undersøgelser kan bruges i et større omfang, end det gøres i dag.
De fleste folkebiblioteker bruger flere data, men det er oftest personafhængigt og tilfældigt, hvem der bruger data, hvordan de bruges og hvorfor. Derfor har projektet Brug Bibliotekernes Data sat fokus på de udfordringer, folkebibliotekerne oplever på datarejsen (se figur side 23), og hvordan digital kompetenceudvikling kan understøtte en individuel og fælles udvikling, der bringer data mere aktivt og effektivt i spil.

Menneskelige udfordringer

Manglende forståelse for, hvordan data og digitalisering kan forbedre driften, brugeroplevelser og samfundsudviklingen, er derfor den første udfordring. Men fordi arbejdet med data mange steder er meget personafhængigt og drevet af enkeltindividers interesse snarere end en fælles strategi, bliver det centralt at forstå den enkeltes mindset, når det handler om arbejdet med nye teknologiske beslutningsværktøjer og tilgang til data. Et mindset er en mental ramme, der skaber foretrukne måder at tænke på. Det fungerer som »farvede briller« (også kaldet bias), vi ser verden igennem. Selvom data kan vise nye mønstre og muligheder, så stoler vi mest på vores egen erfaring og intuition. Derfor er det vigtigt at forstå, hvilke briller man ser data gennem, og på den måde udfordre sit mindset. Det er lettere at erkende egne bias og imødekomme dem ved at udfordre sig selv og undersøge, hvorfor man nu tænker og føler, som man gør, for eksempel om data og ny teknologi. Nye data skaber nemlig ikke i sig selv nytænkning eller innovation, og derfor er ledere og medarbejdere nødt til at øge deres bevidsthed om, hvordan de tænker og træffer valg.

De fleste folkebiblioteker bruger flere data, men det er oftest personafhængigt og tilfældigt, hvem der bruger data, hvordan de bruges og hvorfor.

De fire mindset

Mindset er bindeleddet mellem strategi, data og samspil med borgerne. Det, man ser som ens kerneopgave, og hvordan man bedst løser den. Man kan starte med at identificere, hvilket mindset der styrer i ens organisation.
Det første mindset kalder vi Bibliotek til Borgere, fordi det ansporer ledere og medarbejdere til at bruge data til at forbedre den interne drift og formidlingsaktiviteter, for eksempel skabe mere synlighed og evidens omkring aktiviteter, udbud og resultater i dialogen med for eksempel politikerne, skoler og daginstitutioner, og fordele resurserne mere geografisk hensigtsmæssigt mellem lokalbiblioteker og på de enkelte aktiviteter.
Det andet mindset kalder vi Bibliotek fra Borgere, fordi strategien handler om at bruge data til at lytte til brugerne og forstå deres behov og adfærd og derved styrke biblioteksforretningen. Det kan skabe bedre oplevelser for brugerne i dagligdagen, når bibliotekerne kan imødekomme deres specifikke behov og forventninger.
Det tredje mindset kalder vi Bibliotek med Borgere, da det understøtter ønsket om at skabe innovation ved at dele data med brugerne via digitale platforme eller understøtte medarbejdernes og borgernes behov bedre gennem udvikling af nye services i fællesskab. Bibliotekerne kan tiltrække flere brugere og understøtte hverdagslivet og fællesskabet i bysamfundene ved at sætte aktiviteter i gang sammen med borgere og foreninger.
Det fjerde mindset kalder vi Bibliotek for Borgere. Med dette mindset bruges data til at hjælpe borgerne og lokalsamfund med at forebygge og håndtere større globale udfordringer omkring sundhed, klima, velfærd ved at oplyse og arrangere borgerne.

Fire udfordringer i databrug

Udover at skulle håndtere bias er det et langt, tungt træk at ændre tænkemåder og rutiner, der involverer ny teknologi. Det tager tid, og læring sker oftest i små ryk, når vi skal motiveres til at arbejde på nye måder. Ledere og medarbejdere, der er bevidste om deres strategiske mindset, kan nemmere bruge data målrettet og udnytte den brede vifte af muligheder og sikre sammenhæng mellem daglig drift og dataeksperimenter. Databrug afhænger af fire faktorer, som kompetenceudviklingen af medarbejderne bør imødekomme, så alle er bevidste om det:

1. VINKEL: Datapotentialet afhænger af ens mindset.
Tag afsæt i den rigtige strategi.
2. VOLUME: Hvor meget data har vi brug for?
3. VARIETET: Data er mangfoldigt, hvilke typer behøver vi?
4. VELOCITET: Data accelererer hurtigt; hvordan balancerer
vi historiske og dynamiske data?

Teknologiske udfordringer

At bruge bibliotekernes data er nemmere sagt end gjort, blandt andet fordi bibliotekernes rolle traditionelt set har været at formidle viden – ikke generere data, bruge data eller udbyde data som service. Behovsanalysen viser, at datakompetencer på danske biblioteker er begrænsede og fordeler sig tilfældigt. Den manglende metodik og systematik udfordrer især de mindre biblioteker, der prioriterer den daglige drift over dataanalyse, blandt andet på grund af tidspres, og fordi det kan føles uoverskueligt og komplekst at kaste sig ud i. Cicero er også en udfordring, som flere steder har fået brugen af data til at falde. Flere oplever, at de ikke længere kan trække de data ud, som de ønsker og kunne tidligere. Alle de data, der opsamles, bør valideres, hvilket også kræver tid. Samtidig kan digitalt genereret data være upålidelige, uoverskuelige og ustrukturerede og skal bearbejdes, før de kan køres sammen med struktureret data. Tid er derfor forudsætningen for at bruge de rigtige data rigtigt og en resurse, der bør prioriteres på lige fod med kompetencer inden for datafeltet.
Forskellige måder at opgøre data på i de interne datasystemer og andre eksterne datakilder kan skabe usikkerhed omkring validiteten af data. At forstå og sikre validitet er vigtigt, fordi flere ledere er tilbageholdende med at basere beslutninger på datakilder på grund af manglende validitet. Derfor bør bibliotekerne sikre sig følgende i dataarbejdet:

5. VERACITET: Vide, hvornår data er af en troværdig kvalitet
6. VALIDITET: Sikre, at data er præcist
7. VOLATILITET: Sikre, at data bruges etisk/juridisk forsvarligt
8. VISUALITET: Sikre, at data er overskueligt for dem, der skal bruge det
9. VÆRDI: Sikre, at dataanalysen gør en forskel for bibliotekerne, brugerne og lokalsamfundet.

Ledere og medarbejdere, der er bevidste om deres strategiske mindset, kan nemmere bruge data målrettet ...

Fra »nice-to-have« til »need-to-have«

Det fulde datapotentiale kan udløses, når bibliotekernes ansatte og beslutningstagere bliver klar på deres mindset og intentioner med at bruge data. De kan for eksempel begynde med data, der styrker deres viden om hverdagen på de enkelte biblioteker og øger bevidstheden om de lokale antagelser om, hvad data kan og bør, samt giver indblik i samspillet mellem biblioteker og brugerne på tværs af Danmark. Medarbejdere og lederes forskellige databehov og-brug kræver intern videndeling og datakoordinering. Men de fleste bibliotekers kultur og strategi understøtter ikke en integreret brug af data eller fremmer videndeling på tværs af biblioteker og andre organisationer. At ændre bibliotekskulturen kræver tid, tålmodighed, mod og handlerum for eksperimenter, vilje til at nedbryde mentale og organisatoriske barrierer, samt det rette mindset til at udvikle de teknologiske forudsætninger for en data-understøttet praksis. For at højne datamodenheden skal alle kunne se meningen med at bruge data og forholde sig til både potentialer og udfordringer. Nogle medarbejdere kan være bekymrede over, i hvor høj grad der er behov for at omskole eller opgradere deres færdigheder og ændre den traditionelle rollefordeling. Ledelsen kan gøre en omstillingsproces mere tryg og skabe et bedre afsæt for at lykkes med en datarejse gennem involvering, kommunikation og ved at etablere de rigtige resultatmål, der sikrer et klart fokus og en fair mulighed for udvikling.

Brug for kompetencer

Der er brug for mange forskellige kompetencer for at sikre værdi for bibliotekerne, brugerne og samfundet i arbejdet med data:

Teknisk: Arbejde med data
Refleksivt: Kritisk stillingstagen ved det eksisterende
Kognitivt: At tænke strategisk
Emotionelt: At give slip på det gamle og lære nyt
Socialt: Arbejde sammen på tværs
Kommunikativt: At »oversætte« mellem organisatoriske og mentale siloer.

Med et stadigt strammere økonomisk fokus kan lederes og politikernes mindset også være afgørende i vurderingen af, om de forventede fordele overstiger forventede omkostninger. Jo mere man bruger data, jo mere værdi og potentiale får man øje på, hvilket øger motivationen, så en god spiral kan starte med at gå på opdagelse i eksisterende og/eller nye data. Brug af data og nye digitale teknologier er vedvarende læring. Datakompetencer skal løbende opdateres, og da man både kan finde svar og spørgsmål med data, er det vigtigt at tage sig tid til at reflektere og lære undervejs i processen. Spørgsmål, der kan fremme kompetenceudviklingen, kunne være: Hvem bør træffe beslutninger om data? Hvilke kompetencer kræver det? Hvordan kan I tænke data ind i eksisterende processer? Hvilke data har I, som kan bruges bedre/på nye måder? Hvem har adgang til data? Hvordan deler vi data? Hvordan belønner vi datadeling på tværs? Hvordan kan dataanalyse reducere bias, øge kreativiteten og skabe mere værdi i fremtiden? Samtidig er det vigtigt at fokusere på den værdi, som data bør skabe for brugere og samfund.

Biblioteker: Brug jeres data

Projektet har udviklet et nationalt kompetenceudviklingsforløb, der skal gøre det nemmere at knytte databrug til de daglige opgaver. Læs mere på www.centralbibliotek.dk under Brug Bibliotekernes Data, hvor du kan tilmelde dig efterårets kompetenceudvikling.