Gå til sidens indhold

ESDH og informationsspecialister - et match made in heaven

ESDH-data udgør en guldgrube af informationer om sagsbehandlingsforløb og kan udnyttes til sagsstyring, ledelsesinformation og beslutningsstøtte. Og informationsspecialister er eksperter i at sammenstille data og se muligheder på området. Kort sagt – et match made in heaven, skriver Malene Seifon og Katrine Nørby, der er konsulenter i Devoteam.

Model for ESDH - Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering
Modellen for Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering (ESDH). Illustration Malene Seifon og Katrine Nørby

Tekst Malene Seifon og Katrine Nørby, konsulenter Devoteam

Sags- og dokumenthåndtering har eksisteret lige så længe, der har været brug for at samle og opbevare dokumentation om forvaltningsafgørelser. ESDH - Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering - har eksisteret siden start 1990’erne, hvor de første digitale løsninger kom på markedet, hvilket gjorde det muligt at gemme dokumenter elektronisk og samle dem i sager. ESDH-universet består typisk af »sager«, »dokumenter« og »parter«, som man kan tildele metadata og knytte til hinanden i et logisk hele. Mange ESDH-løsninger har med tiden fået udvidet universet med »opgaver« og/eller »processer«, som har givet nye muligheder for effektivt samarbejde om sager og dokumenter. Dokumenthåndtering og især elektronisk dokumenthåndtering er et oplagt arbejdsfelt for bibliotekarer og andre med speciale i informationsvidenskab.

ESDH i overblik

Virksomheder og organisationer er gået fra rent papirbaserede arkiver over en mellemperiode, hvor ESDH-løsningerne primært blev brugt til at registrere metadata om papirsager og til fuld elektronisk understøttelse af sags- og dokumenthåndtering inklusiv digital procesunderstøttelse.
ESDH anvendes i dag overalt i den statslige administration som et integreret værktøj til at overholde offentlighedsloven, forvaltningsloven, persondataforordningen (GDPR) samt arkivloven. Alt er efterhånden elektroniske arkiver, fordi det er mest hensigtsmæssigt af mange årsager: anvendelsen er ikke afhængig af tid og sted, flere kan bruge data samtidigt, genbrug er nemmere, søgning optimeres og processer kan understøttes fuldt ud.
Ud over den statslige administration anvender regioner og kommuner ESDH, ligesom en del private virksomheder har indført ESDH, sommetider uden S’et, det vil sige uden at organisere i sager. Historisk set har pharmaindustrien, der er underlagt amerikansk lovgivning om dokumentation, brugt dokumenthåndtering, og også for eksempel advokatfirmaer og store organisationer har typisk anvendt dokumenthåndteringssystemer. Flere og flere private virksomheder hopper med på at anskaffe et decideret dokumenthåndteringssystem til at holde styr på dokumentationen, understøtte videndeling samt overholde lovgivning – være compliant. GDPR har spillet en ikke uvæsentlig rolle i denne udvikling.
Men uanset lovkrav anvendes ESDH også, fordi det reelt er den bedste måde at understøtte den daglige arbejdsgang med sager og dokumenter samt sikre genfinding og genbrug for sig selv, kolleger og organisationen. Det vil vi forsøge at illustrere.

Tidslinje for ESDH

Hvad er gevinsterne ved at bruge et ESDH-system?

Som konsulenter i Devoteam har vi mulighed for at se, hvad forskellige organisationer kan opnå ved at anvende en ESDH-løsning. Hvis vi sammenligner med for eksempel et fildrev eller med et analogt arkiv, kan en ESDH-løsning:
- give flere søgeadgang og overbliksmuligheder (metadata). Udviklingen går i retning af, at ESDH-løsningerne bliver mere og mere fleksible og konfigurerbare.
- styre kvaliteten af data, for eksempel gennem anvendelse af faste værdilister, stillingtagen til, om elementet er obligatorisk, automatisk udfyldelse af metadata og udnyttelse af eksisterende data, herunder informationer om den påloggede bruger og dennes afdeling, datoer, titler, dokumenttype, unikt id med videre
- understøtte og sikre livscyklus på dokumenter og sager
- understøtte og dokumentere processer, for eksempel godkendelser/ministerforelæggelser
- sikre avanceret rettighedsstyring, så både videndeling og overholdelse af fortrolighed kan ske i samme system.

Hvilke kompetencer er der brug for?

Informationsspecialisternes kernekompetencer er meget efterspurgt i ESDH-projekterne:

• Strukturering af data i ESDH-løsningen
At fastlægge journalplan og metadata samt tilhørende værdilister er en central ESDH-opgave, der har karakter af ren »vidensorganisation«. I de nyeste versioner af ESDH-løsningerne er denne opgave udvidet meget, fordi systemerne tilbyder nye muligheder for selv at udvide løsningens datamodel med flere felter og tilhørende værdilister. Vidensorganisation i ESDH bliver derfor mere og mere kompleks og giver både nogle store muligheder for at skabe et »perfekt« system til brugerne og betyder, at man skal være skarp i sin analyse og efterfølgende metodik i struktureringen.

• Katalogisering
Der er stort behov for løbende at kigge på kvaliteten af data i ESDH-løsningen med fokus på at sikre, at der er kvalitet i registreringer, og at ESDH-løsningen er sat op, så brugerne ikke spilder tid på at registrere noget, der ikke er behov for. Der vil løbende være brug for at justere konfigurationen og følge op på, hvordan datakvaliteten ser ud. Mange steder »overregistrerer« man, og mange steder har man udfordringer med datakvaliteten.

• Mellemleddet mellem brugeren og systemet
Informationsspecialister er eksperter i at oversætte brugerens informationsbehov til for eksempel konfiguration i ESDH-løsningen eller til formulering af en query mod ESDH-løsningens søgeindgang. Mange ESDH-løsninger tilbyder muligheder for at dele søgninger og/eller opbygge dashboards, og alt for få har fået udnyttet dette til effektiv sagsstyring. Her er brug for at gennemtænke en fælles anvendelse og strukturere data, så brugernes behov for sags- og processtyring understøttes.

• Søgning – udnyttelse af data til sagsstyring og beslutningsstøtte med videre
Mange offentlige og private organisationer har været igennem flere generationer af ESDH-løsninger, og alligevel er der fortsat et uudnyttet gevinstpotentiale. Mange steder er ESDH-løsningen ikke implementeret i bund, og man har ikke haft øje for at udnytte ESDH-data.

Potentialet er ikke udnyttet

ESDH-data udgør en guldgrube af informationer om sagsbehandlingsforløb og kan udnyttes til sagsstyring, ledelsesinformation og beslutningsstøtte. Informationsspecialister er eksperter i at sammenstille data og se muligheder på dette område, også når det er nødvendigt at tage andre teknologier i brug for at udnytte kunstig intelligens til at understøtte sagsbehandling, for eksempel til beslutningsstøtte.
De fleste offentlige organisationer har som beskrevet i denne artikel allerede anskaffet ESDH og er i fuld gang med at bruge det. Mange steder har man ikke prioriteret de nødvendige ressourcer til organisatorisk implementering, og her vil der typisk være store gevinster at hente ved at involvere en informationsspecialist i arbejdet. Det kan være en god ide at strukturere arbejdet om et »forbedringskatalog« og sætte en række parallelle initiativer i gang i samarbejde med forretningen. Informationsspecialister har en fremragende værktøjskasse til at få løst opgaven og kan gøre en forskel med viden om strukturering, søgning og behovsanalyse – et match made in heaven!

De to forfatteres egne veje fra bibliotekar til ESDH-specialist

Portræt af Katrine NørbyPortræt af Malene Seifon

Både Katrine Nørby (tv) og Malene Seifon (th) er uddannede bibliotekarer og efterfølgende henholdsvis cand.scient.bibl. og master i informationsvidenskab.

De har begge brugt uddannelsen som fundament for i dag at arbejde som konsulenter med speciale i information management og informationssystemer, primært ESDH.

Om Devoteam

Konsulenthuset Devoteam leverer rådgivning inden for digital forretningsudvikling og har ESDH som et af sine specialer. I den danske afdeling er ansat 11 konsulenter med ESDH|ECM som speciale.

Konsulenthuset udgiver hvert år ESDH|ECM-rapporten og afholder også en årlig konference om ESDH.