Når ministrene under Nordisk Ministerråd mødes er det ESDHekspert Karin Pollas Jørgensen og hendes kollega, der blandt andet sikrer og udvikler systemerne, så de rette dokumenter lander i rette indbakker på rette tid forud for mødet.
Tekst Sabrine Mønsted
At komme helt ned i maven på et system og finde ud af alt, hvad det kan, er noget af det, der driver bibliotekar Karin Pollas Jørgensen. Siden hun begyndte at arbejde med ESDH i Danmarks Lærerforening i 1993, har hun syntes, at det var en af de mest spændende kroge af sin faglighed, fordi effektiv og god dokumenthåndtering forgrener sig og forbedrer arbejdet mange steder i en organisation eller virksomhed. Og så har hun blik for, hvordan systemerne kan forbedres og kan oversætte sine idéer til leverandører og udviklere, så de kan blive virkelighed.
- Jeg har det bedst et sted mellem drift og udvikling, siger Karin Pollas Jørgensen, der i et år har arbejdet som projektmedarbejder med ESDH i Nordisk Ministerråd.
- Jeg er med til at forbedre os og sætte retning for vores systemer og se på, hvordan vi kan forbedre systemerne, men jeg sidder også med hands on-problemer, som skal løses her og nu, siger Karin Pollas Jørgensen, der for eksempel lige har gennemgået 6.000 dokumenter manuelt, som var fejlet i leverandørens automatik for at konvertere dem til det rette format, for at de kunne blive arkiveret i Rigsarkivet.
- Det var dokumenter for de sidste 11 år, som skulle gøres klar til at blive arkiveret. I det arbejde ligger en masse oprydning i dokumenterne for, at man kan lukke sagerne. Og så skal de være i det rette format. Man skal nok være lidt af en nørd for at synes, at det er spændende, siger hun og griner en smittende latter.
Et af de systemer, Karin Pollas Jørgensen er ansvarlig for, »pakker dokumenterne« forud for et møde, så de nordiske ministre og embedsmænd, der skal deltage, får alle dokumenter tilsendt samlet i såkaldte mødepakker.
- Det er helt afgørende, at ministrene har fået informationerne om det, de nu skal diskutere. Huset er på den anden ende, hvis ikke det system fungerer, siger Karin Pollas Jørgensen og tilføjer; Ranganathan har ikke levet forgæves. »Den rette bog til rette bruger på rette tid«. Det er præcis det samme, når det handler om dokumenter. Vi understøtter det politiske niveau, der skal have de rette dokumenter for at kunne træffe beslutninger.
- Jeg kendte eksempelvis ikke det system, de brugte her, men som bibliotekar har jeg en overordnet forståelse for systemer og strukturer, der gør, at jeg let kan sætte mig ind nye systemer. Og så vil jeg gerne helt ned og pille i maven på systemerne for at udnytte dem bedst muligt, siger Karin Pollas Jørgensen, der sidder i den største afdeling i Nordisk Ministerråd med 30 medarbejdere ud af i alt 150 men altså som den eneste bibliotekar. Derudover beskæftiger afdelingen sig med økonomi, HR og jura. Karin Pollas Jørgensen søgte stillingen, fordi det var den rette blanding af drift og udvikling.
- Jeg trives bedst med, at mine opgaver er et trin eller to over den konkrete journalisering og mere i funktion af projektleder for systemerne, hvor det også handler om strategisk idéer til, hvordan vi gør systemerne bedre. Og at få lavet regler og standarder for, hvordan man bruger systemerne for at udnytte dem bedst muligt. Helt konkret betyder det noget for genfinding af dokumenter, hvordan overskriften ser ud, at der ikke er forkortelser i metadata og så videre. Derfor er en del af hendes arbejde også at undervise i systemerne.
- Jeg kan godt lide at undervise og har fået indført, at vi skal undervise kollegaerne i dokumenthåndteringssystemet, så det bliver udnyttet bedst muligt. Jeg har undervist meget gennem mit arbejdsliv, og folk lærer meget forskelligt, så jeg har udviklet min egen undervisningsmetode, hvor jeg tilgodeser, at vi lærer og husker forskelligt. For eksempel er der altid visuelle og gerne sjove illustrationer til mine pointer, siger hun.
Karin Pollas Jørgensens vej til ESDH er gået igennem Danmarks Lærerforening, hvor hun var i 23 år, de sidste cirka 15 år som leder af deres bibliotek og arkiv, hvor hun blandt andet klædte sagsbehandlerne på i forhold til lovgivningen.
- Og dengang vi gik fra IBM-skrivemaskiner til tekstbehandling, var jeg en af de eneste, der interesserede mig for, hvad det kunne og hvilke muligheder, det gav. Jeg lavede for eksempel makroer (skabeloner) til journalisternes artikler. Efter 23 år skulle der ske noget nyt og hun fik job i Fødevarestyrelsen, så videre til Solrød Kommune som digitaliseringskonsulent, videre til Fujitsu, (som er leverandør af et ESDH system), så i Styrelsen for Patientsikkerhed for nu at være i Nordisk Ministerråd i en toårig projektstilling. Alle jobs har handlet helt eller delvis om ESDH - Den første gang jeg blev ledig efter Fødevarestyrelsen, havde jeg en følelse af, at jeg ikke duede til noget, selvom jeg jo havde en masse erfaring i bagagen. Men anden gang jeg oplevede det, fordi der var store besparelser i Solrød Kommune, var oplevelsen en helt anden. Det var mere følelsen af at stå foran en åben dør med nye muligheder.
Jeg havde indset, at jeg havde masser erfaring at byde ind med. Jeg har jo lært noget og udviklet mig alle de steder, jeg har været, siger hun.
Nordisk Ministerråd blev grundlagt i 1971 og består af i alt 11 forskellige ministerråd. Som samlende organ arbejder Nordisk Ministerråd for fælles nordiske løsninger inden for områderne Arbejdsliv, Bæredygtig vækst, Fiskeri (inklusiv havbrug, jordbrug, levnedsmidler og skovbrug), Ligestilling, Kultur, Lovsamarbejde, Miljø og Klima, Social- og helsepolitik, Uddannelse og forskning, Økonomiog finanspolitik og Digitalisering.
Kilde: www.norden.org/da
