Fundamentet under forskningsbibliotekerne slår sprækker. Universiteterne er økonomisk trængte, og det tvinger bibliotekerne til at levere besparelser. For to universitetsbiblioteker er løsningen blevet et administrativt samarbejde og en virksomhedsoverdragelse til Det Kgl. Bibliotek. Medarbejderne er bekymrede for fagligheden, men forudsigelserne er, at flere biblioteker vil følge trop.
8 universitetsbiblioteker og 2 nationale biblioteker. Sådan så forskningsbibliotekslandskabet ud indtil 2016. Men så gik det stærkt. Statsbiblioteket og Det Kongelige Bibliotek fusionerede til Det Kgl. Bibliotek. Roskilde Universitet indgik en samarbejdsaftale med Det Kgl. Bibliotek om Roskilde Universitetsbibliotek (RUb). Og i april 2017 valgte bestyrelsen på Aarhus Universitet at virksomhedsoverdrage Aarhus University Library (AU Library) til Det Kgl. Bibliotek. I samme ånd har Kulturministeriet de senere år samlet sine biblioteker, så eksempelvis Danmarks Kunstbibliotek og Det Administrative Bibliotek er kommet under Det Kgl. Biblioteks ledelse, og senest er KVINFOs bibliotek på vej.
Og mens dette nummer af Perspektiv er på vej i trykken, bliver der ganske sikkert tænkt i nye samarbejder rundtomkring på landets universiteter og biblioteker.
Kira Stine Hansen er som universitetsbibliotekar på Københavns Universitet og vicedirektør på Det Kgl. Bibliotek en af dem, der bliver inviteret, når universiteterne skal afsøge muligheder for nye samarbejder. Og med de seneste begivenheder in mente er det ikke en fjern tanke, at vi kan være på vej mod ét samlet mastodontisk universitetsbibliotek med kerne i Det Kgl. Bibliotek og tråde ud i universitetsverden. Men udviklingen kræver omtanke.
Kira Stine Hansen understreger, at det er vigtigt at sikre et højt serviceniveau af universiteterne samtidig med centraliseringen.
- For magtfuldkommenhed er aldrig godt, siger hun.
- Centralstyring er genialt til noget, men bestemt ikke til det hele. Det er oplagt og nødvendigt, at bibliotekerne samarbejder langt mere end i dag om backend-opgaver – alt det vi kan standardisere. Men frontend-service er noget andet. Der er det lokale ejerskab uhyre vigtigt for at være i sync med forskernes og de studerendes behov på de enkelte universiteter, og det får man ved at sikre, at universiteterne fortsat tager strategisk ansvar for bibliotekerne, så den enkelte universitetsprofil afspejles i de lokale biblioteksservices, siger hun. Men når det er sagt, så sker der rigtig meget for forskningsbibliotekerne lige nu, som ingen ved, hvor ender.
Det offentlige er presset, fordi der skal leveres mere for færre penge. Det gælder også universitetsbibliotekerne, og universiteternes ledelser ser på, hvordan tingene kan gøres mere effektivt.
De foreløbige resultater af det står i indledningen af artiklen, og ifølge Kira Stine Hansen har vi antageligt kun set begyndelsen. Hun understreger, at der kan være mange forskellige modeller for samarbejde, og hendes råd til bibliotekscheferne er at foregribe udviklingen, hvis de vil have indflydelse på den.
- Ellers bliver det et politisk lag, der styrer udviklingen, for der er stærke politiske tendenser på uddannelsesområdet, som er større end bibliotekerne, siger Kira Stine Hansen, der godt kan se paradokset i, at man som bibliotekschef måske skal »udvikle« sig selv til at være overflødig.
- Men vi er nødt til at følge med udviklingen, og det, bibliotekerne skal være kendt for i moderinstitutionerne, er fagligt indhold og en understøttende funktion til læring og forskning. Ikke for, at vi var dem, der lavede den største effektivisering backend – det skal vi bare gøre, siger Kira Stine Hansen.
En af de bibliotekschefer, der befinder sig i processen, er Per Lindblad, bibliotekschef for AU Library. Han står over for at virksomhedsoverdrage biblioteket til Det Kgl. Bibliotek.
»Rettidig omhu« kalder han det.
- Hvis noget føles oplagt, så skal man gøre det, ellers risikerer man, at Finansministeriet tager beslutningen for én og samtidig sender en regning med besked om, at man ikke har effektiviseret godt nok selv, siger han.
Det var fusionen mellem Statsbiblioteket og Det Kongelige Bibliotek, der gjorde organiseringen af AU Library aktuel – for hvordan skulle biblioteket organisere sig med det »nye« Kgl. Bibliotek?
Forskellige modeller var i spil, men universitetsledelsen og bestyrelsen i Aarhus hældte altså mest til en virksomhedsoverdragelse, der blev endeligt vedtaget i april. For Per Lindblad har det været afgørende at få ind i aftalen, at biblioteket kan bevare en tæt kontakt til sine brugere, og at bibliotekets medarbejdere har mulighed for at udvikle servicen lokalt.
- Biblioteket skal være tæt på brugerne for at kunne tilgodese behov helt ned på fakultetsniveau. På Arts (de humanistiske fag, red.) er de fysiske bøger for eksempel stadig meget vigtige, mens det på medicin er de digitale videnskabelige artikler, der tæller. Det skal vi som bibliotek kunne tilgodese, så vi ikke er låst fast til bestemte services efter en »one-size-fits-all-model«, siger Per Lindblad.
Medarbejderne på AU Library mener derimod, at en virksomhedsoverdragelse er et skridt i den forkerte retning i forhold til at sikre faglig nærhed og indlejring i universitetets kerneopgaver. De er bekymrede for, at universitetsledelsen og de faglige miljøers bevågenhed om, hvad biblioteket kan bidrage med, især af nye services, forsvinder, når biblioteket bliver en særskilt enhed og ikke længere er en del af universitetet.
- Risikoen er, at et stort potentiale går tabt for understøttelse af forskning og undervisning, fordi vi eksempelvis ikke naturligt indgår i universitetets forskellige udvalg. Det handler både om opmærksomheden omkring vores nuværende service, hvor det kan være svært eksempelvis at komme med ind i undervisningen, og i forhold til at udbyde nye, relevante services, der kræver, at vi ved, hvad der er behov for, og hvad der er på vej. Det kan i sidste ende betyde, at forskere ikke får den optimale støtte og går glip af bevillinger, eller at studerende ikke bliver klædt godt nok på i forhold til informationskompetencer, siger én af tillidsrepræsentanterne for de cirka 85 medarbejdere på AU Library Anna Mette Morthorst.
På Roskilde Universitet var det 3,8 millioner kroner i en årlig besparelse og en øget adgang til elektroniske licenser, der gjorde udslaget for universitetsdirektør Peter Lauritzen. Han indgik i 2016 en samarbejdsaftale med Det Kgl. Bibliotek om biblioteksbetjeningen på RUC. Som en konsekvens er der i dag ti færre medarbejdere end for et år siden på Roskilde Universitetsbibliotek (RUb), og bibliotekschefen er blevet opsagt og »udskiftet« med en afdelingsleder ansat af Det Kgl. Bibliotek.
Så det er ingen hemmelighed, at det var en spareøvelse at indgå et administrativt samarbejde.
- Det samlede billede af økonomien for 2019, hvor vi i værste fald ville stå med et reduceret budget på 110 millioner kroner, fik os til at se på, hvor vi kunne gøre det bedre og billigere, selvom det kan lyde som en kliché. Og det blev administrationen, der stod for skud, blandt andet på biblioteket, forklarer Peter Lauritzen.
- Vi skelnede meget mellem backend-administration og frontend-service i vores drøftelser af besparelserne på biblioteket, siger Peter Lauritzen.
- Der, hvor bibliotekarerne møder forskerne og de studerende, skulle der ikke skæres én krone, og vi ville bevare RUb’s særkende med fokus på projektarbejde, så en fusion var ikke på tale. Men det stod hurtigt klart, at vi på administration, systemer, it og drift kunne spare 3,8 millioner kroner ved at indgå et samarbejde med Det Kgl. Bibliotek, så det var ikke et svært valg at træffe, siger Peter Lauritzen, der gætter på, at vi både kommer til at se flere samarbejdsaftaler og fusioner mellem universitetsbibliotekerne i de kommende år og flere samarbejder mellem universiteterne generelt.
- Man skal bare huske, at det er en øvelse, man kun kan lave én gang, understreger Kira Stine Hansen.
- Vælger Roskilde Universitetet at spare på biblioteket igen, vil det for alvor være noget, brugerne kan mærke.
Tillidsrepræsentant på RUb Ene Rammen Nielsen havde gerne set, at bibliotekets medarbejdere var blevet inddraget tidligere i processen, så deres faglige overvejelser var tænkt bedre ind i realiseringen af samarbejdsaftalen.
- Processen er gået meget hurtigt, så mange af de konkrete forskelle mellem Det Kgl. Bibliotek/KUB og Rub er der ikke taget højde for. Det kan godt føles, som om det er en model fra Det Kgl. Bibliotek/KUB, der er lagt ned over os, siger hun. For eksempel er der ifølge Ene Rammer Nielsen ikke taget højde for, at RUb har mere ubemandet åbningstid end Det Kgl. Bibliotek/KUB, hvor Det Kgl. Bibliotek/KUB’s system gør det sværere at låne første gang, når personalet ikke er til stede.
- Samarbejdet er stadig så nyt, så vi ikke har det fulde overblik over, hvad det kommer til at betyde for os som medarbejdere, men jeg oplever stor frustration over de nye systemer, siger hun.
Den vigtigste debat om forskningsbibliotekerne er fraværende i den udvikling, vi oplever nu, mener næstformand i Bibliotekarforbundet Jette Fugl.
- Hvor er debatten om visioner og ambitioner for, hvordan vi skaber et universitetsbibliotek, der understøtter forskning og uddannelse bedst muligt? Den debat er helt fraværende, men det er jo der, vi skal starte, siger Jette Fugl, der er fællestillidsrepræsentant på KU.
- Det er meget svært for medarbejderne at hamle op med rå økonomi og besparelser, men det er et kæmpe problem, at så store beslutninger udelukkende træffes af ledelser på direktionsgange og i ministerier. Langt væk fra kernebrugere, dagligdagen og de faglige miljøer. De, der for eksempel beslutter en virksomhedsoverdragelse af et universitetsbibliotek, tror ikke, det gør en forskel, om man er ansat det ene eller det andet sted, men det ved medarbejderne, at det gør, siger Jette Fugl.
På Syddansk Universitetsbibliotek (SDUB) har bibliotekschef og formand for DFFU Bertil F. Dorch visse forbehold over for udviklingen, selv om han godt kan se, i hvilken retning den går i øjeblikket. Han mener, at de selvstændige universitetsbiblioteker skal tænke sig godt om, for der kan gå noget tabt, når man centraliserer.
- Det betyder alt andet lige, at man fjerner lokale ressourcer, og det kan betyde et fald i serviceniveauet, siger Bertil Dorch, hvis analogi er en stjerne, der trækker sig sammen. Kernen bliver hård, mens de ydre lag skubbes længere væk og udtyndes.
Han anser det ikke for sandsynligt, at fremtiden byder på ét stort nationalt universitetsbibliotek, fordi det i så fald skal ske med alle universiteternes billigelse.
- Universiteterne har vidtrækkende selveje og er meget forskellige i deres selvforståelse og strategier. De ønsker generelt ikke for stor indblanding, men vil gerne selv kunne styre dele af bibliotekernes strategiske services, siger han.
Men det betyder ikke, at der ikke er god mening i at samarbejde på mange områder. Bertil Dorch ser for eksempel gerne et udvidet samarbejde med hele bibliotekssektoren – fra uddannelsesbiblioteker til folkebiblioteker – eksempelvis om ét fælles bibliotekssystem.
- Det er vanvittigt, at vi har hvert vores system med udgifter til drift og kompetenceudvikling. For alle biblioteker handler det om logistik og rettighedsstyring, og det er oplagt med én fælles indgang for borgerne, siger Bertil Dorch, der gerne så, at Kulturministeriet tog skridt i den retning.
I 2015 blev et nyt fælles bibliotekssystem for forskningsbibliotekerne ellers skudt til hjørne. En arbejdsgruppe nedsat af universitetsbibliotekscheferne anbefalede, at man ventede med at indkøbe et fælles system med den begrundelse, at systemerne endnu ikke var gode nok til at håndtere både fysiske og digitale materialer.
Men i marts 2017 drøfter Det Kgl. Bibliotek et bibliotekssystems setup, der kan vise sig at blive retningssættende for andre universitetsbiblioteker end KUB, RUb og AU Library. Desuden hoster Det Kgl. Bibliotek/KUB allerede mere end 40 andre mindre biblioteker.
- Og det er oplagt at forestille sig, at flere biblioteker i Danmark kommer ind under vores system på samme måde, siger Kira Stine Hansen.
Licensområdet er også i spil, når vi taler universitetsbibliotekernes fremtid. Med de forandringer, som allerede har fundet sted, er der sket en magtforskydning, som bør have konsekvenser for måden, universitetsbibliotekerne i fællesskab forhandler licenser på, mener Kira Stine Hansen.
- Det Kgl. Bibliotek er blevet så meget større, og det er naturligt at drøfte, om vi fortsat har et fornuftigt forhandlingssetup i den kontekst. Det handler ikke om økonomisk gevinst, men om at brede licensindhold ud til gavn for flere universiteter, siger hun.
For Bertil Dorch er det afgørende, at de enkelte universitetsbiblioteker forsat selv har styringen og vælger at afgive et forhandlingsmandat fra forlag til forlag.
- Hvert universitet har forskellige præferencer og behov og skal selv kunne styre, hvilke licenser de tilbyder, siger Bertil Dorch. Han tror heller ikke på, at universitetsbibliotekerne kan hente store besparelser ved at gå sammen om licensforhandlingerne.
- Jeg tror ikke, at store forlag som Elsevier, Springer eller Taylor & Francis Ltd er villige til at gå ned i indtægt fra Danmark, bare fordi universiteterne går sammen og vil dele licenser. Til gengæld kan vi risikere en ringere service, hvis vi er gået sammen og så fravælger en licens, fordi den er for dyr, siger han, men tilføjer, at der måske kan være noget at hente ved at samarbejde om administrationen af licenser.
Læs også anden del af temaet om forskningsbibliotekerne: »Ny service er nødvendig«.
