Hvad sker der med fagligheden, når man er den eneste bibliotekar blandt kollegerne? Perspektiv sætter med tre interviews fokus på de af BF's medlemmer, der i deres arbejde som solister holder den faglige fane højt i samarbejdet med andre fagligheder.
29-årige cand.scient.bibl. Kasper Bruun er nyansat som fuldmægtig i Styrelsen for Forskning og Innovation. Han oplever, at andre fagligheder giver ham nye vinkler på hans arbejde med forskningsevaluering.
Det var et tilfælde, at Kasper Bruun endte som cand.scient.bibl. »Det er uddannelsen for dem, der ikke helt ved, hvad de vil« sagde en bekendt til ham, og bredden i uddannelsen appellerede til Kasper Bruun, som under studietiden hurtigt fik øjnene op for bibliometri. Det er kvantitative undersøgelser af publikationer og publiceringsmønstre, der for eksempel anvendes til at belyse forskernes adfærd eller publikationernes udbredelse. Med jobbet som fuldmægtig i Styrelsen for Forskning og Innovation har han fået ansvar for arbejdet med datakvaliteten i den bibliometriske forskningsindikator.
- Området er meget spændende. Du tæller på noget meget forskelligartet forskning, der har stor værdi for samfundet, og mange har en holdning til, hvad det betyder, at vi tæller på den her måde. Eksempelvis om optællingerne af publikationer afføder de ønskede adfærdsændringer i forskersamfundet eller noget helt andet, siger Kasper Bruun.
Bibliotekariske kolleger har han ikke nogen af, og arbejdsdagen er en blanding af opgaver omkring bibliometri, hvor Kasper Bruun har en stor viden fra studietiden, og en masse administrative opgaver, hvor han måtte lære alt fra bunden.
- Vi er tre medarbejdere og en chef i kontoret for Forsknings- og Innovationsanalyse, som arbejder med den bibliometriske forskningsindikator, hvor jeg blandt andet arbejder med, at det høstede data fra PURE kvalitetssikres, inden det bliver brugt til at uddele midler ud fra. Den bibliometriske forskningsindikator, som 25 procent af de nye basismidler til universiteterne uddeles efter, er en del af de performancebaserede model, og måler hvor meget universiteternes forskere publicerer, og tildeler dem point efter nogle bestemte kriterier. Derfor har den stor bevågenhed.
- Forskerne er jo naturligt nok opmærksomme på deres faglighed. Selvom den bibliometriske forskningsindikator ikke har til formål at skulle måle på individniveau, ender den nogen steder alligevel med at blive brugt sådan. Så i forskernes øjne, kan det virke som om, vi kommer og bedømmer dem på deres faglighed ved at opgøre en del af deres forskningsaktiviteter. Derfor er det vigtigt, at indikatoren korrekt afspejler forskellighederne i forskningsområderne, siger Kasper Bruun. Desuden understøtter arbejdet med at vedligeholde og udvikle listerne over hvilke kanaler, der udløser point i den bibliometriske forskningsindikator, hvor nogle kanaler hvert år forsvinder og nye kommer til.
Forgængeren i Kasper Bruuns jobfunktion var også bibliotekar.
- Så det var bibliotekariske kompetencer, styrelsen efterspurgte, da den slog stillingen op. Og det var en stilling, hvor jeg selv mente, jeg kunne sætte hak ved de fleste af de ting, man søgte efter. Den bibliometriske forskningsindikator er indbegrebet af mit interesseområde, så det var et drømmejob, jeg søgte. Styrelsen lagde især vægt på ansøgerens bibliometriske kompetencer, talforståelse og viden om de problemstillinger, der følger med, når man bruger bibliometriske metoder.
Derudover skulle ansøgeren have forståelse for indeksering og metadata. I det arbejde kan Kasper Bruun trække på sin teoretiske viden om bibliometri, men når det kommer til alle opgaverne, hvor analysekontoret eksempelvis står for sekretariatsbetjeningen af de mange fagfolk, der er tilknyttet systemet, måtte Kasper Bruun med egne ord blive lidt af en djøf’er.
- Jeg har gennem studiet og ved relevant studiearbejde fået viden og erfaring om dataarbejde, men i de opgaver, hvor det handler om at være embedsmand, støtter jeg mig meget til mine kolleger. Når man, som jeg, kommer fra at have læst og haft fokus på en masse teori, opdager man, at mange har en meget stor praktisk erfaring, og så kan man godt føle sig ydmyg over at deltage i det fællesskab. Jeg synes også, det er en gevinst, at der er kolleger med andre fagligheder, der ser på området med helt andre faglige vinkler end den bibliometriske. På den måde har jeg fået øjnene op for helheden af forskningsanalyse.
Da Retspatologisk Afdeling ved Retsmedicinsk Institut i København i foråret 2016 søgte en AC-fuldmægtig til en projektansættelse, var cand.scient.bibl. Tina Vostrup Karlsen blandt ansøgerne. Det var ord som digitalisering, effektivisering, forandringsproces, kvalitetskontrol, akkreditering og standardisering, der gjorde hende nysgerrig på jobbet.
- Og så var det spændende, at stillingen lå på Retsmedicinsk Institut, som er et helt andet miljø end Politikens Bibliotek og konsulentbranchen, hvor jeg ellers har arbejdet, siger Tina Vostrup Karlsen.
Projektstillingen blev i december til en fastansættelse som AC-fuldmægtig og kvalitetskoordinator samme sted, og Tina Vostrup Karlsen beskriver sin første tid i det nye job som ren informationsoverload, både i forhold til at lære nye arbejdsopgaver at kende og begå sig i et specialiseret miljø med meget alvorlige sager.
- Da jeg startede, fik jeg at vide, at jeg skulle sige til, hvis noget blev for meget. Når man stikker hovedet ind hos kollegerne om eftermiddagen, kan man til tider ikke undgå at se billederne fra formiddagens obduktioner eller andre undersøgelser, og det berørte mig især i starten. Det samme oplever jeg ved arbejdet med enkelte faglige procedurer, som for eksempel beskriver undersøgelsen af et voldtægtsoffer eller typiske torturmetoder. Dog medvirker mine opgaver med at forstå og undersøge til, at en stor del afmystificeres.
Tina Vostrup Karlsen skal som kvalitetskoordinator løfte og udvikle digitale processer med sigte på at øge effektiviteten og i samarbejde med Vicestatsobducenten sikre, at Retspatologisk Afdelings arbejde lever op til international standard.
Det kræver, at hun har et vist kendskab til faglige spørgsmål, som hvordan man aldersbestemmer ud fra røntgen af visdomstænder og håndled eller vurderer og beskriver læsioner som stiksår eller blå mærker. Som kvalitetskoordinator skal hun nemlig kende til arbejdsgange og metoder for at kunne være med til at forbedre og understøtte dem.
- De erklæringer, afdelingen udarbejder, skal holde i retten, fordi vores sager ofte er rekvireret af politiet og enten har noget med kriminalitet eller mistænkelige dødsfald at gøre. En af mine første opgaver var at sikre, at afdelingen var klar til en fornyelse af den internationale akkreditering, som vi skal leve op til. Det var et kæmpe arbejde, som kun foregår hvert fjerde år, og hvor alt er til eksamen og kan blive gennemgået af eksterne eksperter.
Det er også vigtigt, at Tina Vostrup Karlsen har en forståelse for, hvad en ændring i en arbejdsgang ét sted kan betyde for resten af Retspatologisk Afdeling.
Det kræver, at hun taler meget med det faglige personale for at få input til sit arbejde, men det kan være en udfordring.
- Meget af personalet er væk fra deres kontorer det meste af dagen, fordi de foretager personundersøgelser eller obduktioner. Det er den daglige drift, der er det vigtigste her, og det har vi alle stor respekt for. Men det skaber særlige vilkår for udviklings- og projektarbejde, hvor vi er en mindre gruppe, der skal drive udviklingen og udførelsen.
Et af de projekter, der skal effektivisere arbejdet på Retspatologisk Afdeling, er indførelsen af digitale erklæringer. Ændringen er allerede etableret på det første område, hvor man nu bruger de digitale erklæringer til at aldersbestemme asylansøgere, når der er tvivl om, hvorvidt ansøgeren er over eller under 18 år. I praksis betyder det, at den læge, der gennemfører undersøgelsen, kan registrere data og resultater direkte i en digital blanket undervejs i stedet for at diktere dem eller tage noter, der så efterfølgende skal skrives ind af en sekretær i en wordskabelon.
- Næste skridt er, at vi indfører digitale erklæringer for personundersøgelser og obduktioner. Det betyder, at vi på sigt kan lave endnu bedre datagrundlag og søgninger til forskningen på området.
Skønt der ikke stod et ord om, at det var en bibliotekar, Retspatologisk Afdeling søgte, så vurderer Tina Vostrup Karlsen, at opgaverne i høj grad er bibliotekarfaglige.
- Eksempelvis opgaverne omkring forskningsdata og sql-basen, hvor jeg skal medvirke til at afdække, hvad et forskningsprojekt kan have brug for til at lave sine søgninger. Om man laver et referenceinterview som bibliotekar på et bibliotek eller på Retspatologisk Afdeling er udelukkende et spørgsmål om et andet setup. Ligesom opgaver omkring data, organisering og strukturering samt fokus på brugerne er til bibliotekarisk faglighed, siger Tina Vostrup Karlsen, der også ser fordele ved at være den eneste med netop den faglige baggrund.
- Når man er alene med sin faglighed, skal man på en anden måde vise, hvad man kan byde ind med, når ens nærmeste kolleger er uddannet i en anden sektor og har erfaring med helt andre faggrupper. Jeg er blevet mere bevidst om min faglighed, for mine kolleger ved ikke, hvad jeg kan tilføre med min viden om systematik og organisering af viden og implementering, så det skal jeg vise dem. Jeg er et sted, hvor man i høj grad er fokuseret på driften, så mit fokus på brugervinklen er særlig vigtigt, og her kan jeg byde ind. For mig at se er der også en frihed i at være alene med sin faglighed, fordi man er »alene« med ekspertisen.
Netop brugervinklen ser Tina Vostrup Karlsen som noget af det vigtigste i sit arbejde, hvor hun jo kan være med til at ændre i kollegernes arbejdsdag i forhold til rutiner og måder at gøre tingene på.
- Hvis man er for ensidigt fokuseret på systemet og data, glemmer man, at der er nogle, der skal kunne læse og bruge dem i den anden ende. Brugernes behov skal man tage højde for tidligt i processen. Jeg er meget bevidst om at skabe en forståelse for, at jeg byder ind med en faglighed, der kan supplere deres, og at vi sammen kan opnå det gode resultat. Mit arbejde udgør et hjørne af Retsmedicinsk Instituts opgaveløsning, som de måske ikke mærker med det samme, men som de på sigt vil kunne se værdien i.
Tina Vostrup Karlsen arbejder sammen med:
Bioanalytikere
Lægesekretærer
Læger (bl.a. stats- og vicestatsobducenter, patologer, læger med speciale i retsmedicin, ph.d.-studerende)
Retsantropologer
Retsmedicinske teknikere
Retsodontologer (tandlæger)
Arkæologer
Antropologer
- Da vi ansatte Tina, vidste jeg ikke præcis, hvad det var for en faglighed, vi efterspurgte. Blot, at det skulle være en medarbejder med akademisk baggrund, som kunne noget med projektstyring, formidling og kommunikation.
Behovet for en ny medarbejder var opstået, fordi Jytte Banner stod som ansvarlig for en række forandringsprocesser, hvor hendes lægefaglige kompetencer ikke rakte langt nok.
- Når man søsætter forandringer, der både handler om digitalisering, et nyt it-system og kvalitetssikring, kræver det én, der kan skrive en masse procedurer for at bevare dokumentation og sikre sporbarhed. Vi havde også brug for én, der kunne skrive til fagfolk og huske at informere de rigtige medarbejdere på det rigtige tidspunkt, fordi vi er mange faggrupper, der arbejder sammen.
Og forventningerne er blevet indfriet.
- Tina har blik for systematikken og har de rette kommunikative egenskaber. Mange af processerne har med journalisering og arkivering at gøre, hvor forståelsen for data er meget vigtig. Det handler om effektivitet, og hvordan man kan genfinde data. Jeg ved fagligt, hvad jeg gerne vil have ind i baserne og kunne trække ud igen, mens hun ved, hvordan det bedst gøres.
- I virkeligheden har vi haft brug for én som Tina meget længe; vi vidste bare ikke, at hendes slags fandtes. Man gør jo mange af tingene selv, mens man passer sin egen faglighed, men det er ineffektivt.
For knap tre år siden søgte BEC, Bankernes EDB Central, en Knowledge Manager, der skulle systematisere og synliggøre viden i BEC’s supportafdeling. Supportafdelingen servicerer netbankernes kunder via telefon eller mail, når de ikke kan få deres netbank til at fungere. Cand.scient.bibl. Sandra Kronholm Ringsted søgte og fik jobbet.
- Det var et ønskejob for mig. Da jeg søgte det, fremlagde jeg en plan for, hvilke områder jeg først ville tage fat på. Den målrettede tilgang virkede, for allerede til jobsamtalen var det tydeligt, at jeg havde den ekspertise, de havde brug for, siger Sandra Kronholm Ringsted, der tidligere har arbejdet med undervisning og videndeling i konsulentfirmaet Ernst & Young.
Jobbet er stadig et drømmejob, selvom ingen af kollegerne har den samme uddannelse som Sandra Kronholm Ringsted. Hun er afdelingens solist. Mens kollegerne sidder med den daglige support og taler i telefon med kunder, sidder hun i kontorets mest stille hjørne for at fordybe sig i arbejdsopgaver, såsom hvordan supportafdelingens viden kan systematiseres og struktureres, så afdelingen bliver endnu mere effektiv.
Hun har ansvaret for både den interne og eksterne videndeling via BEC’s interne support database og den eksterne TjekPC.dk.
- Vi arbejder efter et princip, der hedder KCS, Knowledge Centered Service, som sikrer, at den viden, der kommer ind i systemerne, går ud fra brugernes behov, forklarer Sandra Kronholm Ringsted.
I praksis betyder det, at supportafdelingen for eksempel registrerer, om der er nye spørgsmål, som stilles hyppigt. Herefter opbygger supportteamet en vidensartikel efter en nøje opskrift, hvor overskriften beskriver brugerens problem, og selve teksten indeholder en løsning på problemet. Denne metode anvendes hovedsageligt internt, men er nu også ved at blive implementeret eksternt på TjekPC.dk.
- Jo mere vi kan få brugerne til at gå via TjekPC, jo bedre. Nøglen er at få udviklet TjekPC efter brugernes behov og opbygge vores vidensartikler på en måde, der er logisk for brugerne. Samtidig har vi i foråret fået et helt nyt design af TjekPC.dk, hvor brugervenligheden er i højsædet, og den har fået et langt mere moderne udtryk.
Ud over artiklerne i TjekPC.dk er der også mulighed for at lave sundhedstjek af computere, så brugerne eksempelvis kan få konstateret, om det er et forældet styresystem, der gør, at deres netbank ikke virker.
Også BEC’s egne supportere drager fordel af Sandra Kronholm Ringsteds fokus på at øge og systematisere videndelingen. Det sparer tid i en afdeling, som først og fremmest skal sikre, at kunderne venter kortest muligt i telefonen, før de får det svar, de har brug for.
- Den interne database, som vores supportere kan slå op i, når kunderne ringer, har jeg gjort mere overskuelig, og jeg sørger for, at de nyeste vejledninger er synlige på forsiden, så det er let at danne sig et overblik.
Vejledninger og artikler skriver supportteamet selv, da det er dem, der har de tekniske kompetencer.
- Jeg arbejder alene med det fundamentale, og jeg har meget fokus på brugervenligheden og på at gøre det så enkelt som muligt. Mange af vores supportere er kun i afdelingen få timer om ugen, fordi det er deres studiejob, så de skal hurtigt kunne danne sig et overblik.
At være alene med sin faglighed ligger i naturlig forlængelse af Sandra Kronholm Ringsteds tidligere ansættelse i Ernst & Young. Lige siden studietiden har hun vidst, at hun ikke ville arbejde på et bibliotek.
- Jeg vidste, at jeg gerne ville i en mere teknisk retning, og jeg kan også godt lide de udadvendte opgaver med eksempelvis undervisning.
I sit arbejde med at øge videndelingen i afdelingen er den tætte dialog med supporterne vigtig, men det skal ske, når supporterne har tid.
- Supportafdelingen er bundet op på de servicemål, vi har aftalt med bankerne om, hvor lang ventetiden for kunderne eksempelvis må være. Det betyder, at det kan være svært for medarbejderne at få tid til at skrive vidensartikler eller til at tale med mig, men hvis jeg møder tidligt, inden der bliver rigtig travlt ved telefonerne, kan vi godt nå det, og jeg kan få et overblik over deres behov.
- Det er en balance. Det tager tid at få mere viden ind i baserne, og den tid har man ofte ikke i supportafdelingen. Men det er bestemt noget, vi har fokus på. Min chef så jo netop et behov for at få øget videndelingen i afdelingen, og det er det, jeg er ansat til.
