Coronavirus

Find svar på dine spørgsmål om Coronavirus

Gå til sidens indhold

Records Management – et område i vækst

BF's Privatgruppe sætter i et white paper fokus på Records Management, der er et oplagt arbejdsområde for bibliotekarer.

Records Management er afgørende i en virksomhed, hvor manglende evne til at kunne fremvise dokumentation kan blive dyrt. Og internt kan det være vigtigt at kunne genfinde og udveksle dokumentation omkring processer og produkter. Privatgruppens bestyrelse vurderer, at flere bibliotekarer vil komme til at skabe sig en karriere inden for netop dette område og ønsker med sit white paper at klæde medlemmerne af BF på til at kunne arbejde med Records Management.

En undersøgelse foretaget af Bibliotekarforbundet i 2015 viser, at det blandt andet er i medicinal-, forlags- og energibranchen, at forbundets medlemmer allerede arbejder med Records Management.

Vigtige kompetencer

I white paper’et besvarer Privatgruppens bestyrelse blandt andet spørgsmål som »Hvad er Records Management?«, »Hvad er Record Manager’ens rolle i virksomheden?«, og »Hvilke andre kompetencer skal en Records Manager have?«

Som Records Manager sikrer man, at virksomheden eller organisationen lever op til retslige forpligtelser i forhold til både indsamling og opbevaring af dokumentation. En kernefunktion for en Records Manager er at sikre en systematisk kontrol med virksomhedens records gennem hele deres livscyklus, og at virksomheden til enhver tid har adgang til alle nødvendige records. Det kan også være en opgave at være med til at risikovurdere en record: Hvilke er de mest værdifulde og kritiske for en virksomhed, og hvilke risici vil der være forbundet med en kassation?

Arbejdsopgaverne kan blandt andet være:

  • at lagre, strukturere, indeksere og klassificere records
  • at udvikle og vedligeholde arkiveringssystemer
  • at udarbejde og sikre implementering af retention og kassationsplaner
  • at sikre, at relevant lovgivning og regelsæt inden for området overholdes
  • at bevare virksomhedens viden og arv
  • at sikre optimal adgang til data og information

Med hensyn til kompetencer viser der sig et tydeligt billede af, at det er de klassiske bibliotekariske kompetencer, der skal i spil, når man arbejder med Records Management. Det er kompetencer som klassifikationsteori, brugerforståelse, indeksering, søgning, formidling, undervisning, systematik, usability og it- og systemforståelse. Derudover skal en Records Manager have en række ekstra kompetencer som for eksempel forretningsforståelse med henblik på at forstå de processer, man understøtter – eksempelvis skal man have blik for både interne og eksterne forretningsgange.

En anden uundværlig kompetence er projektledelse, hvor det er vigtigt at have sans for at allokere ressourcer til sit område og kunne prioritere det væsentlige.

Desuden er andre vigtige kompetencer kommunikation, kvalitetssikring og overblik over arkivforhold.

En funktion i vækst og forandring

Da virksomheder oplever et stigende behov for at kunne tilgå sin viden, og mængden af data samtidig vokser, er det oplagt, at der vil være en stigende efterspørgsel efter medarbejdere med kompetencer inden for Records Management.

Samtidig er selve arbejdsområdet også i forandring, skriver Privatgruppens bestyrelse i sit white paper. Tidligere var fokus på arkivering i slutfasen af et dokuments livscyklus, men i dag er der et øget behov for at få bedre styr på records allerede, når de genereres. Fokus har ændret sig fra opbevaring og præservering til nu også at handle om, hvordan information og viden kan indsamles og genanvendes. Derfor vil en Records Manager få en mere proaktiv rolle end tidligere og eksempelvis stå for brugertræning og udvikling af redskaber og systemer til styring af information. Med andre ord vil en Records Manager’s fornemmeste opgave blive at simplificere en kompleks verden og skabe ejerskab i organisationen.

Læs hele BF’s Privatgruppes white paper på bf.dk/RecordsManagement