Horsens' og Aabenraas biblioteker har siden september 2015 været pilot-biblioteker på bibliotekernes nye fælles it-system, Cicero. Fejl og mangler har gjort de første måneder vanskelige.
Det koster tid og effektivitet at være pilot-bibliotek, når et nyt it-system skal implementeres.
Siden Horsens og Aabenraa som landets første tog bibliotekernes nye fælles it-system, Cicero, i brug, har listen over fejl og mangler vokset sig lang. Det er eksempelvis fjernlånssamarbejdet, reservationer, statistik og mails og sms’er til lånere, der giver problemer.
Derudover har de pædagogiske læringscentre på skolerne også oplevet store problemer.
Niels Mulvad Kaagaard, it-bibliotekar fra Horsens Kommunes Biblioteker, har arbejdet på fuld tid sammen med sine kolleger med implementering og fejlretning af det nye it-system, siden Horsens tog det i brug i september 2015.
- Det er klart, at man må forvente, at der vil være fejl, når man tager et nyt, avanceret system i brug. Men der var flere end ventet, og vi bruger rigtig meget tid på at få selv basale funktionaliteter på plads, siger han.
Det er nemlig alle bibliotekernes kerneområder og forretningskritiske processer, der er ramt ifølge Niels Mulvad Kaagaard.
- Fjernlån har eksempelvis drillet rigtig meget, hvor vi har haft fulde bogvogne, som vi ikke har kunnet tage imod, siger han.
Et andet område, der har givet problemer, er materialehåndteringen og workflow generelt.
- Det, der tog 20 minutter i vores gamle system, bruger vi nu en hel formiddag på. Der er ingen genveje. Vi har for eksempel ikke kunnet kopiere tekst og materialenumre inde i systemet, så vi har siddet og skrevet det ned på papir. Og hvis lånerne ikke hentede deres reserverede materialer, kunne vi ikke få systemet til at ændre status på materialet, siger Niels Mulvad Kaagaard, der dog stadig er fortrøstningsfuld – for samarbejdet omkring at få fejlene rettet fungerer godt.
I Aabenraa, hvor man også har taget Cicero i brug, er historien om mange fejl den samme.
- Vi blev nok lidt forbavsede, da vi tog systemet i brug, siger Bente Skøtt Christiansen, leder af digital formidling i Aabenraa Bibliotek.
- Vi havde håbet på et lidt mere modent system, selvom vi som pilot-bibliotek selvfølgelig havde regnet med, at der ville være fejl. Men vi kan se, at meget af den automatik, vi havde i vores gamle bibliotekssystem, endnu ikke er indarbejdet i det nye, siger Bente Skøtt Christiansen.
- Men det går fremad. Og jeg tror på, at det er et godt system, hvor vi vil få fordelen af, at vi alle har samme system bygget på moderne principper, og at vi blandt andet kan udveksle viden og kompetenceudvikle sammen, siger Bente Skøtt Christiansen.
Per Kjær, afdelingsleder i Kultur og Borgerservice i Aarhus Kommune, har været bibliotekernes mand i projektet omkring bibliotekernes nye it-system i snart fire år. Han lægger ikke skjul på, at han havde håbet, at man ville være nået længere med systemet på nuværende tidspunkt.
- Der har været for mange funktionaliteter, der ikke fungerede, og derfor er udrulningsplanen nu også revideret. Vi skal være sikre på, at det absolut nødvendige er på plads, inden flere biblioteker kommer på, siger han.
Ciceros forsinkelser skyldes blandt andet, at der efter udbudsrunden var en klagesag over udbuddet, som skulle afgøres, før man kunne komme videre med udviklingen af Cicero. Efterfølgende opstod der problemer med en underleverandør, og endelig blev Dantek, der i første omgang vandt udbudsrunden, opkøbt af Systematic, der nu udvikler systemet.
Da man tog fat på det egentlige udviklingsarbejde, kunne man ifølge Per Kjær desuden konstatere, at det var en kompleks opgave at lave et fælles bibliotekssystem for både skolernes pædagogiske læringscentre og folkebibliotekerne.
- Det har været vanskeligt at blive klar hurtigt nok med den databrønd, hvor rigtig mange institutioner skal have deres data ind. Det er jo hele skoleområdet, der skal kobles på systemet. Desuden har vi også udfordringer med konverteringen, siger han.
Det er nemlig fem forskellige bibliotekssystemer, hvoraf Dantek og Axiell er de største, der skal konverteres, og for at sikre, at de teams hos Systematic, der sidder med konverteringen, har den størst mulige viden på området, giver det bedst mening, at de arbejder med konverteringen af ét system ad gangen. Og det tager tid.
Per Kjær kan sagtens forstå, at det for pilot-bibliotekerne kan være frustrerende at opleve, at systemets workflows ikke understøtter bibliotekernes arbejdsgange, og det er netop det, der skal på plads, før de næste biblioteker kobles på i foråret.
- Men på sigt bliver det rigtig godt. Personalet – både i skole- og biblioteksregi – vil bruge de samme grænseflader, og integrationen med tredjepart-systemer som eksempelvis cpr-register, økonomisystemer og elev-intranet vil være noget, som for mange biblioteker er en klar opgradering, siger han.
Tilkommende kommuner vil desuden nyde godt af de erfaringer, som Horsens og Aabenraa allerede har gjort sig.
- Både Horsens og Aabenraa yder en kæmpe indsats med at indrapportere, hvad der skal rettes og præciseres. Det går i den rigtige retning, siger Niels Højer-Pedersen, der er chefkonsulent og projektleder hos Kombit, der som kommunernes it-fællesskab er ansvarlige for udviklingen af Cicero.
- Fra Kombits side er vi ikke overraskede over, at der er fejl, når man tager så komplekse systemer i brug. Det kan ikke undgås. Og selv om der er fejl, så er der ikke flere, end at vi kan overskue det og få dem rettet, siger Niels Højer-Pedersen.
--
Systematic er det firma, der på kort tid har udviklet Cicero og dets brugergrænseflade. Lene Alhed Augustenborg har som produkt-manager været tilknyttet projektet fra starten og fortæller her om processen.
Både Horsens og Aabenraa fortæller, at de oplever mange fejl med Cicero. Er det et billede, du kan genkende?
- Der vil altid være fejl i et nyt system, men der har måske nok været flere fejl, end vi havde forventet og håbet. Blandt andet fordi systemet er udviklet på ekstremt kort tid. Da vi overtog udviklingen af systemet, til der skulle være en løsning, havde vi nok et års tid til at sætte os ind i bibliotekernes behov og udvikle en løsning. Så vi arbejdede med en ret hård deadline, og derfor er pilot-kommunerne mere udsatte for fejl. Men de gør en kæmpe indsats, både Aabenraa og Horsens, og de er meget tålmodige og hjælpsomme.
Hvad er udfordringerne ved at udvikle Cicero?
- Vi arbejder på en løsning, der både er til folkebiblioteker og de pædagogiske læringscentre. Det er super godt tænkt, men det er også udfordrende, for der er meget forskellige arbejdsgange. I hele forløbet omkring udviklingen har folkebibliotekerne nok været stærkest repræsenteret, fordi de er så velorganiserede og vant til at fungere som en organisation, mens læringscentrene er mere decentrale, så i virkeligheden er det nok bibliotekernes arbejdsgange, som er bedst understøttede. Men helt generelt er det udfordrende, at vi skal udvikle et system, der skal ramme begge parter. Man skal huske på, at udvikling og implementering af Cicero i hele Danmark er ret stort set med internationale øjne – intet andet sted i verden har man udviklet og implementeret en landsdækkende løsning til både folkebiblioteker og skoler. I udlandet er der stor interesse for det, vi nu er i færd med at lykkes med i Danmark.
Du fortæller, at I kom ind undervejs i processen og derfor havde kortere tid til at udvikle systemet. Hvad lå der fra Danteks side, som I kunne arbejde videre på?
- Det er svært at overtage andres koder, fordi man ikke kan gennemskue, hvad der er lavet, og hvad der ikke er. Så det var forfra – alt andet ville have været uforsvarligt. Men vi har fået god hjælp fra DBC, da det jo er deres databrønd, vi har bygget oven på.
- Da vi overtog projektet, havde Kombit endnu ikke set en brugergrænseflade, selvom der havde været arbejdet på systemet i otte måneder. Derfor var det vores første opgave, da vi overtog udviklingen af systemet i foråret 2015, ret hurtigt at designe en brugergrænseflade, der kunne give mening i bibliotekernes verden.
Hvorfor er der så mange fejl i Cicero?
- Talemåden om, at djævlen ligger i detaljen, passer meget godt. Da vi fik pilot-bibliotekerne på systemet, havde vi overordnet lavet arbejdsgange, som de havde nikket ja til, og som de syntes så fornuftige ud. Men der er mange detaljer, der først opdages, når slutbrugeren sidder med systemet i en driftssituation og kan se, at noget virker uhensigtsmæssigt, og så skal det rettes. Ofte betyder implementeringen af et nyt it-system, at arbejdsgange skal ændres. Dette gør sig også gældende, når man tager Cicero i brug. Det er medvirkende til oplevelsen af, at systemet fejler, indtil arbejdsgangene er tilpasset det nye system. Så det, vi oplever i forbindelse med udrulning, er en blanding af fejl og arbejdsgange, der skal tilpasses. Vi holder løbende workshops med pilot-kommunerne, hvor vi samler op på fejl og forbedringer og giver input til ændring af bibliotekernes arbejdsgange. Ifølge plan og aftale leverer vi en ny funktionalitet og rettelse hver 14. dag, og pilot-kommunerne melder da også positivt tilbage, at de oplever fremgang.
Udrulningsplanen er blevet revideret, så der går endnu et par måneder, før de næste kommuner skal på. Kommer den nye plan til at holde?
- Mit bedste bud er, at den kommer til at holde. Men der er mange parter, der skal bidrage til, at planen holdes. Kommunerne skal være klar med deres data samt deres aftaler med leverandører af hardware som for eksempel skanningsudstyr, og DBC skal være klar med deres del af løsningen. Leverandørerne af økonomisystemer skal også være klar med deres del og så videre og så videre. Med den nye plan har vi fået en buffer, der giver mere rum til, at alle parter kan nå at blive klar, inden flere kommer på.
Er et bibliotekssystem et komplekst it-system?
- Umiddelbart kan man godt tænke: Hvor svært kan det være at lave et system, hvor man skal kunne låne en bog og aflevere den igen? Men når man dykker ned i det, er kompleksiteten ret høj. Der er udlånsregler, indkøb af materialer, registrering og meget mere. Det er ikke simpelt. Men der er også fordele. Bibliotekssystemer er enormt velstrukturerede, og bibliotekerne er vant til at arbejde med it. De har jo været nogle af de første til at tage it i brug, så bibliotekarerne er en enormt dygtig brugergruppe, der forstår logikken i et system og kan bruge søgefunktionaliteten. Samtidig har vi også koblet Danteks folk på, som kender domænet og har erfaring med bibliotekssystemer. Og vi har ansat en domæneekspert, der har 40 års erfaring fra folkebiblioteket.
- Det er også komplekst at arbejde med datakonverteringen. Vi har valgt en model for, hvordan det ser ud hos os, men alle har jo brugt deres system forskelligt, så der er nogle, der skal forholde sig til hvert enkelt stykke data, så vi sikrer, at der ikke pludselig står udlånsdata i et indlånsfelt. Hele delen med datakonvertering er en ret stor opgave i sig selv.
Systematic udvikler sammen med Kombit det Fælles Bibliotekssystem, Cicero, til folkebiblioteker og pædagogiske læringscentre. Cirka 1.500 folkebiblioteker og pædagogiske læringscentre er med på løsningen.
Målet med det fælles bibliotekssystem er at etablere en fælles løsning baseret på en national infrastruktur. Det vil betyde reducerede drifts- og udviklingsomkostninger for de enkelte kommuner. Samtidig vil man kunne integrere løsninger fra øvrige kommunale systemer og trække data på tværs af systemer.
Kilde: Kombit
