Man kan let blive ham den irriterende, når man står for den interne it-udvikling. Det hjælper dog, at man som bibliotekar er god til at have fokus på brugerne og forstå deres behov, siger konsulent i firmaet VP Securities Thomas Elfing.
I en bygning af stål og glas på Islands Brygge i København har firmaet VP Securities til huse. I bund og grund er VP Securities et it-udviklingshus, men kerneopgaven er snæver, og sikkerheden ekstremt vigtig. Det er nemlig VP Securities, der står for alle transaktioner med værdipapirer og aktier i Danmark. Det har været opgaven, siden firmaet under navnet Værdipapircentralen blev stiftet i 1980’erne, da man digitaliserede handlen med værdipapirer. Derfor er det VP Securities, der har udviklet og vedligeholder den teknologiske platform, som al værdipapirhandel foregår på. Kodesproget, der bruges, hører til mainframe-computere, som siden de første it-dage har været kendetegnet ved at kunne håndtere store mængder af data med høj sikkerhed. Til gengæld er brugergrænsefladen også rent visuelt et levn fra tidligere it-dage med sort skærm og grønne bogstaver, hvilket er typisk for mange af bankverdenens it-programmer.
Det er halvandet år siden, Thomas Elfing blev ansat i VP Securities i en nyoprettet stilling som organisationskonsulent med ansvar for intern it-udvikling og it-implementering. Kodeordene for Thomas Elfings arbejde er videndeling, brugerinddragelse og forankring.
- Jeg har fokus på brugerne, der er VP Securities’ medarbejdere. Jeg taler med dem om, hvad de har brug for, og derefter omsætter jeg det til krav til vores it-afdeling, forklarer Thomas Elfing, der rent organisatorisk hører under HR- og kommunikationsafdelingen, hvor han er den eneste, der arbejder med sit område.
En af de første opgaver, der landede på hans bord, var at implementere Lync – en kommunikationsplatform til virksomheder udviklet af Microsoft. Det har blandt andet betydet bedre mulighed for videokonferencer.
- Jeg er også ansvarlig for vores SharePoint-platform (En portal, Microsoft har udviklet til videndeling og dokumenthåndtering, red.), hvor jeg blandt andet har implementeret et nyt socialt og kollaborativt intranet.
I processen op til spillede medarbejderne en vigtig rolle.
- Jeg lavede en analyse af, hvad de brugte vores intranet til. Jeg afdækkede deres forventninger til et nyt intranet. Ledelsens håb var at skabe en platform med mere dialog, og medarbejderne ville gerne have, at der skulle ske mere, end der gjorde på vores gamle intranet.
Svaret på analysen blev Mylife – et intranet bygget op omkring en »væg«, som man kender det fra Facebook og LinkedIn.
Da intranettet gik i luften, var Thomas Elfings arbejde langt fra slut. Han skal lære brugerne op i nye systemer, invitere til gå-hjem-møder og lytte til input om, hvordan systemerne opleves i praksis.
- Ofte viser det sig, at brugerne ikke gør helt som forventet, og derfor vil der altid være brug for løbende justeringer, siger Thomas Elfing.
Men trods sit brugerfokus er han helt klar over, at han godt kan blive set som ham den irriterende, der laver tingene om.
- Jeg er ansat til at være forandringsagent. Det er min opgave at sige: »Nu gør vi tingene på en ny måde«. Og det er der mange, der synes er irriterende. Her er min opgave at overbevise skeptikerne om fordelene, og det gør jeg bedst ved at komme ud og tale med dem og tage deres input med tilbage.
- Det er i praksis det klassiske referenceinterview, jeg bruger, når jeg taler med brugerne for at finde ud af, hvad de gerne vil have og forstå deres behov. Jeg bruger meget fra min uddannelse som cand.scient.bibl. Mit job handler meget om at forstå, hvordan viden og strukturer hænger sammen, og hvordan man opbygger en god informationsarkitektur.
En anden stor opgave, som Thomas Elfing har arbejdet med, er at få VP Securities til at tage SharePoint til sig. Guleroden for medarbejderne er de bedre muligheder for samarbejde, fordi det er muligt at gemme flere versioner af et dokument, så man kan se kollegernes ændringer og lave søgninger i fuldtekst. Derimod måtte muligheder som videndeling via åbne dokumenter i SharePoint fravælges, fordi kravene til sikkerhed er så store.
Thomas Elfings tommelfingerregler er blandt andet, at man skal lytte til brugernes behov og derefter skelne mellem, hvad der er »nice to have« og «need to have«.
- Og så skal man være klar over, at man aldrig kommer til at opfylde og afdække alle krav – det er ikke tidsmæssigt muligt. Ligesom brugerne altid efterfølgende vil overraske dig i forhold til, hvordan de bruger et nyt system, siger Thomas Elfing.
Og selv om det måske kan være svært at se Thomas Elfings indsats direkte på bundlinjen, så siger det sig selv, at medarbejderne sparer megen tid og frustrationer ved, at Thomas Elfing er god til at afdække behov, følge op og hjælpe efterfølgende.
- Det er meget lettere at tale med mig i forhold til at tale med en it-udvikler. Jeg forstår, hvad brugernes behov er, og så kender jeg systemerne – også deres begrænsninger, og derfor kan jeg være tydelig i formuleringerne til it-udviklere.
VP Securities har 185 ansatte og cirka 45 fasttilknyttede konsulenter, og der er bestemt en gevinst ved at have en informationsspecialist blandt de ansatte, slår Hanne Andersen, Chief Human Resources Officer, fast.
Hvad betyder Thomas Elfings arbejde som organisationskonsulent for VP Securities?
- Det er ret usædvanligt at have en medarbejder med Thomas Elfings kompetencer ansat i en mindre HR funktion. Men vi kunne konstatere, at virksomhedens evne til at udnytte investeringerne af forretningsapplikationer fuldt ud og foretage en grundig og vedholdende implementering af faciliteterne i arbejdsprocesserne, var en mangel. Implementering af forandringer er nær den faglighed, der til stadighed anvendes af HR folk, men usædvanligt at kombinere disse med en stærk forståelse for muligheder og løsninger out of the box i de forretningsapplikationer, som benyttes i hverdagen. Thomas fungerer også som Product Manager samt Project Manager i projekter, hvor vi har ønsket at effektivisere arbejdsprocesser gennem ny brug af forretningsapplikationer eller muligheder for helt nye måder at arbejde på.
Hvordan bidrager Thomas Elfings faglige profil til at nå VP Securities mål?
- Thomas Elfing blev ansat som forandringsagent i forhold til den rejse, som VP Securities er på fra monopol til kommerciel virksomhed. Organisering og effektivisering af arbejdsprocesserne i hverdagen er en vigtig del af øvelsen frem imod målet om, at VP kan gøre det nemt for kunderne og samtidig have lave produktionsomkostninger.
Bibliotekarforbundet har 42 medlemmer, der arbejder med it og data i det private. Yderligere 15 arbejder som konsulenter i den private sektor uden at have it eller data som speciale.
