Da Københavns Kommune indførte intelligent materialestyring betød effektiviseringen, at en række stillinger blev nedlagt. I første omgang oplevede mange systemet som besværligt og fyldt med fejl, men nu hvor børnesygdommene er overstået, er der ved at falde ro på.
Nogle kender det som IMS - andre gik ret hurtigt over til at kalde det BIMS.
Reelt set dækker forkortelsen IMS over Intelligent Materialestyring, et system, der skal effektivisere tidsforbruget på materialehåndtering i Københavns Kommunes biblioteker. Algoritmer og lokale indstillinger betyder, at systemet ved, at man på biblioteket i Valby maksimalt har plads til to meter billedbøger, og at man på Vesterbro maksimalt har plads til tre meter.
Samtidig er der lagt informationer ind i systemet om, hvor få materialer, der kan stå på en hylde, før IMS skal reagere og sende nye materialer til biblioteket. Ud fra den viden kan systemet styre, hvornår et bibliotek har brug for at få tilført materialer. Det enkelte bibliotek kan også definere, hvor mange nye udgivelser, der skal stå på hylderne eller lignende.
Inden systemet blev indført, gennemførte man i København målinger og skønnede, at IMS ville kunne spare - som et konservativt skøn - 15 procent af tidsforbruget på materialestyring. Det oversatte man til 16 stillinger i Københavns Kommunes biblioteker, der blev nedlagt. Aarhus, der indførte samme system samtidig, sparede fem stillinger væk.
Besparelsen kom med IMS
Besparelsen blev implementeret samtidig med, at IMS blev indført i slutningen af 2013, og det var en af grundene til, at mange ansatte på de københavnske biblioteker ikke jublede over systemet. For i implementeringen var der naturligt en del merarbejde i bare at lære systemet at kende, og så var der alle de børnesygdomme, som systemet sloges med i indkøringsfasen.
- Det er jo et lagerstyringssystem, så det har nok lettere ved at håndtere et lager med 100.000 pakker havregryn end en materialesamling på et bibliotek, hvor alt er individuelt. At overføre det til biblioteker giver udfordringer, og det har vi været forsøgskaniner på.
Sådan beskriver et par bibliotekarer det nye system på det bibliotek, som Perspektiv har været på besøg hos for at se brugen af IMS i praksis. Der er dog ikke helt enighed om, hvorvidt systemet på længere sigt er en fordel eller en ulempe. Her er svaret både ja og nej, alt efter hvilke bibliotekarer, Perspektiv spørger.
Rent praktisk er det nu IMS-systemet, der bestemmer, hvad der skal ske med et materiale, når det afleveres. Systemet giver lånerne besked på, om et materiale skal i en kasse, der sendes til central sortering, eller blive på en bogvogn i biblioteket. Kasserne scanner personalet efterfølgende med en mobiltelefon og sender dem til hovedbibliotekets sorteringssystem. Bogvognene har et nummer, som personalet scanner, for derpå at sætte materialerne på plads, og vælger de en bog til en udstilling, så scannes det også ind. Dermed kan man altid i systemet se, hvor en bog er - altså forudsat, at der ikke er nogen, der gør noget andet end det, systemet tror. Det vender vi tilbage til.
Gammelt sorteringsanlæg
Et af de problemer, der opstod i forbindelse med IMS var, at den centrale sortering i opstarten var placeret på Københavns Hovedbiblioteks sorteringsanlæg, som havde svært ved at følge med, fordi alle kasser skal ind om hovedbiblioteket, inden de så bliver fordelt ud på bibliotekerne igen.
Brugen af det gamle sorteringsanlæg var en nødløsning, som Pia Schack Pedersen, administrationschef hos Københavns Kommunes biblioteker, måtte ty til i ellevte time, fordi det ikke lykkedes at hente et billigt nok tilbud hjem på sortering hos Post Danmark. Nu er et sorteringsanlæg på vej i Rødovre, som er færdigt senest i august 2014.
Dermed undgår man, at sorteringen skaber de flaskehalse, som især i de første måneder var meget generende. Det er dog stadig oplevelsen blandt bibliotekarer, at reserveringer kan være for lang tid undervejs. Personalet oplever også, at de mange scanninger tager tid, eller at de skal gå på jagt efter bøger, der er forsvundet.
Menneskelige fejl
- I opgørelsen over, hvor meget tid vi kunne spare på at indføre et intelligent materialestyringssystem, har man ikke taget højde for alle de scanninger, vi nu står med, forklarer Tage Sørensen, fællestillidsrepræsentant i Københavns Kommunes biblioteker.
- Det har vist sig, at mængden af menneskelige fejl kan være uendelig. Idealet er, at vi altid ved, hvor materialerne er, og så bliver man frustreret, når reserveringerne til Christianshavn pludselig står på en hylde i Tingbjerg, siger Tage Sørensen.
Og hvad gør man, når en bog er scannet ind, så systemet tror, at den står på en bogvogn, men en låner lige tager den med over til en anden hylde og lægger den fra sig der?
- Det er nyt for os at arbejde med et lagerstyringssystem, så hvis nogen kommer til at smide en bog i en kasse sorteret til et bestemt formål - for eksempel reserveringer til et bestemt bibliotek - er det som minimum sikkert, at der kommer til at stå en forkert bog på hylden med reserveringer til lånerne. Værre er det, hvis det er en bog, som IMS tror, er på vej til et andet bibliotek, som fratages reservering. Det har vist sig, at der er så mange ting, der kan gå galt, hvis man undervurderer konsekvenserne af en handling, siger Tage Sørensen.
Positive målinger i 2014
Bibliotekerne i København og Aarhus har i foråret gennemført en undersøgelse på seks bibliotek-er for at se effekten af IMS, og selv om den nye undersøgelse ikke er helt sammenlignelig med undersøgelsen i 2011, så kan Pia Schack Pedersen blandt andet med glæde konstatere, at brugerne kan finde materialerne, for antallet af henvendelser fra borgere, der oplever, at materialerne står forkert, er faldet i forhold til målingerne i 2011. Og samlet set er personalet også ganske tilfredse, så Pia Schack Pedersens konklusion er, at IMS er ved at falde på plads.
Hun kan samtidig se, at man i Aarhus, hvor man også bruger IMS, har endnu mere tilfredshed blandt personalet. Og forskellen skyldes sandsynligvis, at man i Aarhus har et mere tidssvarende sorteringsanlæg for central sortering, mens København først får det senere i 2014.
Det er Fonden for Velfærdsteknologi, der har støttet projektet. På fondens hjemmeside kan man læse, at man vurderer, at man reelt vil kunne spare 30 procent af tiden på materialehåndtering ved at indføre IMS, og at det derfor er et konservativt skøn, at man nøjedes med at spare 15 procent - altså 16 stillinger i København, samt fem i Aarhus. På fondens hjemmeside kan man også læse, at man på landsplan vurderer, at bibliotekerne ville kunne spare mellem 100 og 250 årsværk med et sådant system.
Om de langsigtede besparelser vil blive indfriet i København, er det alt for tidligt at spå om, siger Pia Schack Pedersen. Blandt andet er de to undersøgelser fra 2011 og 2014 ikke helt sammenlignelige, fordi bibliotekerne har været igennem mange andre forandringer i den periode. Men hun peger på, at der med sikkerhed vil være andre sidegevinster ved IMS, for systemet indeholder værdifulde oplysninger, der kan bruges i forhold til materialeplaceringer og formidling.
- Blandt andet har IMS opdaget rigtig mange fejlplaceringer og uhensigtsmæssigheder i vores system, så vores baser er blevet mere korrekte end tidligere, hvilket giver mindre spildtid. Og på længere sigt vil IMS kunne pege på, hvor et materiale bliver mest brugt, og hvor det vil være mest hensigtsmæssigt at placere det. Vi vil kunne få statistik fra vores udstillinger, så vi lærer, hvordan vi formidler bedst muligt.
