Records Management handler om kroner og øre

En havvindmølle ude af drift koster millioner – så hvert minut tæller for en virksomhed som Dong Energy Wind Power. Derfor skal alle relevante records om vindmøllen gemmes og gøres søgbare, så det er muligt hurtigt at finde fejlen og udbedre den.

For Novo Nordisk er det vigtigt at kunne dokumentere over for mange forskellige landes sundhedsmyndigheder, at man overholder deres krav. Manglende overholdelse af regler kan i værste fald lukke et helt marked ned, og derfor skal al dokumentation kunne findes frem, når de forskellige landes sundhedsmyndigheder inspicerer virksomheden.

Records Management handler om at kunne dokumentere, at man overholder relevant lovgivning og er i sidste ende et spørgsmål om kroner og øre for en virksomhed, og behovet for Records Management bliver med sikkerhed ikke mindre i fremtiden. Det var en af konklusionerne på et gå-hjem-møde om Records Management, som Bibliotekarforbundets Privatgruppe afholdt i slutningen af august.

Vi gemmer det lige for en sikkerheds skyld
Lene Kirk Schad og Tine Marcher er konsulenter i virksomheden Devoteam og er nogle af dem, der beskæftiger sig med Records Management på et mere overordnet niveau. De har gennemført en undersøgelse af den danske pharmabranches modenhed i forhold til Records Management. Med undersøgelsen i hånden kan de konkludere, at helt generelt er danske pharmavirksomheder på et højt modenhedsniveau, når det gælder Records Management, og det er ikke overraskende, for netop kravet om compliance – det at overholde relevant lovgivning, standarder eller etiske retningslinjer – er meget central i medicinalindustrien.

Der, hvor pharmavirksomhederne generelt er svagest, når det gælder Records Management, er deres kassationspolitik. For typisk er det meget lettere at beslutte, at noget skal gemmes, end at noget skal kasseres.

- Vi oplever, at beslutningen om at kassere noget skal igennem mange led, og ofte er den person, der besluttede, at det skulle gemmes i første omgang, ikke længere i virksomheden. Når vi taler med folk omkring hypoteserne i vores undersøgelse, hvoraf én netop er, at kassationen ikke bliver gennemført i tilstrækkelig grad, så er kommentaren, at: » vi gemmer jo altid alting«, forklarer Lene Kirk Schad.

Fysisk plads koster
Når det gælder fysiske arkiver, så kan udgift-erne ved arkivet være et incitament til at kassere data, når »opbevaringsdatoen« er udløbet. Men når arkivet er elektronisk, så er det sjældent særlig dyrt at købe endnu en terrabite. Til gengæld bliver genfindingsprocesserne vanskelige og tidsforbruget højt, og derfor vil netop kassationen af elektroniske records også være et indsatsområde i forhold til Records Managment.

Samtidig kan Persondataloven vise sig at skubbe på en udvikling imod et større fokus på kassation, fordi myndighederne har et krav om, at personfølsomme data slettes igen. For at kunne opretholde compliance på området vil mange virksomheder være nødt til at forbedre deres kassationsprocedure. En udvikling, som eksempelvis Novo Nordisk allerede har stort fokus på.

Tine Marcher fra Devoteams erfaring er, at det kan lykkes at komme af med et stort fysisk arkiv. Hendes erfaringer har hun fra et projekt på en tidligere arbejdsplads, som dengang havde et stort fysisk arkiv, hvor man gemte alle de originale dokumenter, samtidig med at man også scannede dem, i frygt for, at den scannede version ikke holdt rent juridisk, hvis der opstod en klagesag.

- Vi fik juristernes ord for, at den scannede version var lige så god som den fysiske, og gennemførte nogle kvalitetstjek. Derefter gik vi fra at arkivere papiret i uendelig tid til kun at have det stående i 14 dage. Det handlede i bund og grund om at forvalte kundernes penge bedst muligt. Inden vi lavede den nye kassationspolitik, kostede arkivet sekscifrede beløb i drift. Risikoen ved at kassere blev vurderet til at kunne koste firmaet omkring 20.000 kroner hvert femte år, forklarer Tine Marcher.

Andre steder er det fysiske arkiv svært at komme udenom – for en record i Novo Nordisk kan lige så vel være en vævsprøve fra en mus, som et papir med en graf på. Og hvad stiller man som Records Manager op, når man skal sikre læsbarheden af data og »de data, der ligger bag data«, hvis data eksempelvis kun kan aflæses af specielle laboratoriesystemer, som hurtigt bliver forældede. Dette kan betyde, at læsbarhed af data på lang sigt vanskeliggøres. Netop dette område er et udviklingsområde for alle pharmavirksomheder, forklarede Karen Gøtzsche, der er Records Manager i Novo Nordisk.

- I Novo Nordisk arbejdes intenst på et nyt projekt, som netop skal sikre læsbarheden af sådanne data, forklarer hun.

Ikke alle synes, det er lige vigtigt
Ligesom med ESDH (elektronisk sags- og dokumenthåndtering) er en af problematikkerne omkring Records Management, at ledelsen ofte har et begrænset fokus på det i den daglige drift. Samtidig er det for mange medarbejdere svært at se logikken i, at det er nødvendigt at bruge ekstra tid på at sikre sig, at records er gemt og gjort søgbare.

- Lige i situationen virker det billigere, hvis man bare stiller tingene på sin egen hylde og går ud og bygger en vindmølle. Derfor skal vi kunne overbevise vores kolleger om, at det er billigere om ti år, hvis vi sørger for, at relevante records kan genfindes, forklarer Matthias Engberg Eiriksson, der er Records Manager i Dong Energy Wind Power og er med til at skabe værdi for virksomheden ved at sikre, at man kan finde præcis den tegning over vindmøllen, der gør, at den kan repareres uden for store omkostninger.

I nogle virksomheder puljer afdelinger sig sammen og får en fælles Records Manager, andre steder registrerer medarbejdere selv, dermed bliver kvaliteten derefter. Dilemmaet er, at centralisering sikrer ensretning og kvalitet, mens decentralisering kan skabe kompetencer og bevågenhed, men kan koste i effektivitet. Samtidig kan der omkring Records Management være et problem omkring informationsflowet. Nogle systemer taler ikke sammen, mens man andre steder har parallelarkiver.

- Mareridtet, som jeg engang har oplevet, er en note i et system om en væsentlig record, »der står på venstre hylde på Bodils kontor«, siger Matthias Engberg Eiriksson.

I Novo Nordisk har man udarbejdet skemaer, der gør, at medarbejdere langt fra den centrale Record Manager alligevel ved, hvordan han skal gemme en relevant record. Og Karen Gøtzsche og resten af Novo Nordisk Records Management sikrer kvaliteten af arbejdet både via en helpdesk og kurser. Stadig kan det dog brænde akut på i en lokal afdeling, når for eksempel de amerikanske eller japanske sundhedsmyndigheder banker på og gerne vil have fremlagt al dokumentation.

- Så smider vi alt, hvad vi har i hænderne, og hjælper. Intet er vigtigere end at præsentere den relevante dokumentation så hurtigt som muligt, siger Karen Gøtzsche. For Records Management handler både om compliance og kroner og øre.