En helt almindelig uge

Mandag
Min mandag starter altid med et kort møde om ugens opgaver. Vi har en hverdag, der forandrer sig rigtig meget, og møderne giver os en mulighed for at prioritere opgaverne og vende, hvad der rører sig. Det er for eksempel ved at være tid til, at regnskaberne kommer ind.

Efter mødet sidder jeg med en opgave, hvor jeg skal lave informationssøgning efter marketingmaterialer. Det kan være kataloger eller flyers, vi gemmer i vores fysiske arkiv. Vi har også adgang til vores trykkeris system. Marketingmaterialerne gemmer vi både for at kunne beskytte vores varemærker, det vil sige kunne dokumentere, at vi har været på et marked på et bestemt tidspunkt, og også for at sikre, at vi har det til inspiration og kender brandets historie. 

Om eftermiddagen deltager jeg i et orienteringsmøde med it-afdelingen om en ny projektmodel, Scrum, der bruges i vores it-enhed. Mødet er rent oprids af, hvad Scrum er. Vi arbejder efter en anden model i vores enhed, og der er en del af mine kolleger, der ikke kender modellen. Det er vigtigt, at vi forstår hinandens sprog, fordi vi kan have opgaver, som også skal prioriteres i it-afdelingen for, at de bliver løst.

Tirsdag
Min dag begynder med et stop i vores juridiske afdeling på kontoret i Aarhus, hvor jeg henter nogle meget gamle dokumenter, som skal hentes personligt. Da jeg har gennemgået dokumenterne, ringer jeg til Statsbiblioteket for at høre, hvordan jeg skal opbevare et af dem, og jeg får et par gode råd. Jeg tør end ikke folde dokumentet ud, for det er helt mørnet, så jeg ved endnu ikke præcis, hvor gammelt det er. Det er ikke så usædvanligt, at vi modtager og opbevarer ældre dokumenter, der stadig er juridisk gældende. Det kan være i forbindelse med, at vi overtager noget af en anden part, for eksempel gamle skøder eller servitutter tilbage fra 1800-tallet.

Onsdag
Om formiddagen har vi en »praktikant« i vores team, det er en fra den øverste ledelse i finansenheden. Ledelsen i Bestseller har stort fokus på, at biblioteksfunktionen understøtter forretningen. Vi sætter ham til at registrere og arkivere dokumenter, og hele teamet er glad for, at han får indblik i, hvad vi konkret laver. Ideen om, at invitere ledelsen til at deltage i en formiddag i vores verden, er min, og den opstod oprindeligt fra en kæk bemærkning ved kaffeautomaten. Det er bare rigtig fint, at vores leder tog mig på ordet. 

Meget af det, vi laver, kan ses som forebyggelse. Vi registrerer og dokumenterer sådan, at materialet kan genfindes, når vi får brug for det på et senere tidspunkt. Derfor er det vigtigt, at ledelsen har en forståelse for, at vi nogle gange sidder med nogle informationer, vi gemmer, som ikke umiddelbart virker vigtige, men som det senere kan være afgørende, at vi finder hurtigt. 

Imens vores leder er i kælderen som praktikant og sætter dokumenter på plads, sidder jeg med en registreringssag. Jeg laver normalt ikke så mange registreringssager, fordi jeg har udviklings- og ledelsesmæssige opgaver, men i sommer har vi dækket hinandens opgaver, og jeg har en sag, jeg mangler at få afsluttet. Det er nogle fornyelsesbeviser på nogle varemærkeregistreringer fra Mellemøsten, som så anderledes ud, end de plejer. Jeg har derfor haft vores juridiske afdeling til at se på dem, og juristerne har nu givet mig ret i, at beviserne ser anderledes ud men at det skyldes en anden fremgangsmåde, end hvad vi er vant til. Posterne i vores bibliotekssystem bliver derfor opdateret, og jeg beskriver i vores egen dokumentation, hvordan de skal håndteres. 

Varemærkebeviser er nogle af vores vigtigste dokumenter. Det er dem, vi beskytter vores brands med, så det er forretningens dna. Varemærkeregistreringer betyder, at hvis andre forsøger at sælge tøj med Jack & Jones’ navn eller logo i bestemte lande, så kan vi anfægte deres rettighed til det.

Om eftermiddagen tester vi, om vi kan oprette et datafelt i vores system, som en kollega har spurgt efter. Hun har brug for et felt, hvor hun kan skrive, hvornår nogle kontrakter skal genforhandles, så systemet kan give hende en påmindelse om det. Jeg tager noter undervejs i testen, så jeg kan lave en administratormanual. Efterfølgende står jeg for kommunikationen til resten af forretningen, når det nye felt skal implementeres. For os er det vigtigt hele tiden at trimme systemet, så der kun er de felter, der er brug for og ikke unødigt tastearbejde. 

Torsdag
Vi holder vores månedsmøde om formiddagen, hvor jeg gennemgår, hvor mange sager vi har fået, hvor mange sager vi har lukket og hvor mange, der endnu er åbne, og hvor gamle de er. Vi har i længere tid haft en stor arbejdspukkel, som vi diskuterer, hvordan vi kan bringe ned. Nogle af mine kolleger har opgaver, der fylder meget, hvor de bliver presset med korte deadlines, og der kan vi få fordelt opgaverne imellem os, eller vi kan indlede en forhandling med en anden afdeling om at få rykket en deadline. Det handler om at finde en fornuftig balance imellem, at det skal gå stærkt, men at vi også skal levere kvalitet. 

Sidst på dagen får jeg besøg af vores sikkerhedsafdeling. Jeg har inviteret dem, fordi jeg har nogle spørgsmål om brandsikkerheden og nødprocedurerne omkring vores arkiv. Jeg har for eksempel brug for at vide, hvor længe en branddør kan holde i tilfælde af brand. Vi aftaler, at de skal kende vores opbevaringspolitik.

Inden jeg tager hjem, er jeg et smut i it-afdelingen. Vi har i vores arkiv nogle gamle VHS-bånd, og det er ved at være på sidste vers, hvis vi vil have noget ud af dem, så de er blevet digitaliseret og lagt ud på vores intranet.  Der er blandt andet et tv-indslag om et jubilæum fra år 2000. 

Fredag
Min fredag går tit med forberedelser. Blandt andet arbejder jeg på et oplæg til ledelsen, som har bedt mig udarbejde en strategi for, hvordan biblioteket kan udvikle sig, så vi ikke bare er en arkivfunktion, men også en strategisk forretningspartner. Jeg arbejder på et idekatalog, som bygger på samtaler med de andre afdelinger i forretningen. Vi har i Bestseller ti grundværdier, og en af dem er, at »vi ikke tager noget for givet«, så derfor bliver der sat spørgsmålstegn ved ens funktion. Det er ikke givet, at der er et bibliotek på Bestseller, og sådan en opgave giver mig mulighed for at vise alt det, vi kan bidrage med.