Møder koster penge og tager tid. Mange penge. Og meget tid. Derfor kan det være en særdeles god idé at give mødekulturen på arbejdspladsen et servicetjek.
Bevæbnet med kaffe, ringbind og papirer marcherer vi ind og ud af mødelokaler. Ting skal besluttes, aftales og videreformidles. Men når mødelederen indleder seancen med at sige: »Ja, der er jo egentlig ikke så meget nyt at sige«, og når deltagerne sidder med foldede arme og fjerne blikke, og konklusionen på det to timer lange møde er: »Den tager vi lige igen på næste møde«, kan det være en nærliggende tanke, om det nu virkelig også var nødvendigt at mødes.
– Hvor mange møder, der er helt ligegyldige, ved man jo ikke. Men det er mange. Og hvis du kigger på de møder, der afholdes i Danmark i dag, vil jeg vove den påstand, at de fleste kunne have varet den halve tid, hvis de havde været planlagt ordentligt, fortæller Povl Christian Henningsen. Han er cand. ling. merc. og står bag konsulentvirksomheden Empower, der beskæftiger sig med ledelsesrådgivning og kommunikation, og så har han skrevet bogen Gode Møder, der udkom sidste år. På trods af titlen på hans bog, kender han dog også til de dårlige af slagsen.
– Hvis du tager et foto af deltagerne til mange af de møder, der bliver holdt, vil du se, at folk sidder og er ved at falde ned af stolen. De har lidt det dér udtryk »Hvad i alverden laver jeg her?«, siger han og fortæller, at et godt møde giver energi, mens dårlige møder virker drænende. Også for økonomien.
– Mange møder er spild af penge. Bare tænk, at hvis 30 mennesker sidder en time for meget til et møde, svarer det jo til 30 arbejdstimer! Det er mange penge.
Alligevel er vi ifølge Povl Christian Henningsen så glade for møder, at vi af og til holder møder bare for mødernes skyld.
– Det giver måske en tryghed at have et fast mandagsmøde, fordi du får fornemmelsen af, at der er styr på tingene. Men hvorfor holde et møde, hvis det ikke er nødvendigt? Så er det jo bare en dårlig vane, siger han.
En anden væsentlig faktor, når det kommer til ligegyldige møder, er dårlig mødeledelse.
– Hvis mødelederen ikke har kontrollen, får deltagerne lov til at sidde med deres private dagsordener. Der er risiko for afbrydelser, manglende respekt for hinanden, og at folk taler om det, der lige falder dem ind.
Dovne mødedeltagere
Det er dog ikke kun mødelederen, der er ansvarlig, når et møde ender som en fiasko.
– Problemet er også ofte, at deltagerne er dårligt forberedte og dovne. Hvor tit er du ikke – fem minutter før et møde – blevet spurgt »Gider du ikke også lige printe dagsordenen ud til mig?« Og så har I begge lige skimmet den igennem og tænkt »Nå, det er det, vi skal snakke om. Fint, fint«. Det er spild af tid. Folk skal møde op velforberedt, siger Povl Christian Henningsen.
Trods de mange faldgruber er møder dog ifølge ham helt nødvendige.
– Det er vigtigt at mødes. Du får vist, hvem du er, du bliver engageret, finder ud af, hvor virksomheden skal hen og så videre. Og hvis alle bruger hovedet, bliver møderne en fornøjelse. Man mærker den der energi: Vi vil gerne noget sammen, og vi vil gerne noget hver for sig, siger han, der mener, at vejen til succes hedder intelligent mødeplanlægning.
Vil man praktisere det, er der ifølge Povl Christian Henningsen mange ting, der skal tages stilling til: Hvem inviterer til mødet? Hvor mange skal med? Hvem skal med? Er det nødvendigt, at alle er med under hele mødet? Og så videre. Derudover skal der selvfølgelig være en god grund til at mødes. Og den grund skal tages alvorligt.
– Formålet med mødet skal afdækkes af mødeindkalderen. Afholdes mødet for eksempel for at informere? Så skal personen, der informerer, være toptunet og velforberedt. Og hvis der ikke er lagt op til, at informationen skal diskuteres, skal der ikke diskuteres. Hvis mødet går ud på at diskutere strategi, skal mødelederen have forberedt deltagerne, hvilket vil sige, at der skal være sendt den nødvendige data og informationsmateriale ud.
Ifølge Povl Christian Henningsen skal information og dagsorden sendes ud 4-5 dage inden mødet, så folk kan nå at forberede sig. Derudover skal der forinden også udpeges en mødeleder, og det behøver ikke nødvendigvis være mødeindkalderen. Men det skal være et menneske med visse kompetencer.
– Mødelederen skal sørge for en god stemning og skal kunne få folk til at snakke om det, mødet drejer sig om. Han eller hun skal forstå, at der er tale om en gruppe individer med hver deres kæpheste, og skabe god kemi mellem dem. Personen skal også – på en pæn måde – kunne lukke munden på dem, der snakker for meget, og få dem, der ikke siger noget, til at åbne op, lyder det.
Sidst, men ikke mindst, skal et godt møde slutte til tiden.
– Folks kalendere er spækket med ting, de skal, og man skal have respekt for hinandens tid. Så hvis der er sat to timer af til et møde, skal der ikke bruges to timer og 15 minutter, lyder det fra mødeeksperten.
Et godt og vellykket møde er også et fælles ansvar. Det vil sige, at du som mødedeltager ikke bare kan tillade dig at møde op, tage for dig af kaffe og croissanter og så ellers sige, hvad der falder dig ind, når det falder dig ind.
– Som mødedeltager skal du møde op forberedt. Du skal have læst de udleverede dokumenter og forholdt dig til dagsordenen inden mødet. Det nytter ikke, at du bare sidder og finder på din mening til mødet. Vær også bevidst om, at du selv er med til at skabe dagsordenen – du kan jo godt foreslå relevante ændringer til den inden mødet. Under selve mødet handler det om at være en engageret og positiv medspiller, der kommer med konstruktiv kritik, roser andre og kritiserer på en respektfuld måde. Og så skal du ellers holde din mund, hvis du ikke har noget relevant at bidrage med.
Det gælder ifølge Povl Christian Henningsen også om at have en respekt for dynamikken til mødet. Som han siger:
– Lad være med at rejse et tungt spørgsmål, fem minutter inden mødet slutter, som det vil tage 40 minutter at diskutere.
Men hvad så med hyggesnakken, er der slet ikke plads til den?
– Jeg har fuld respekt for, at folk gerne vil snakke privat. Men hvis der er et socialt behov, der skal dækkes, så afsæt en halv time til snak og en halv time til møde, siger Povl Christian Henningsen, der altså ikke mener, at hyggesnak hører til på møder.
– Det er ret sandsynligt, at mindst halvdelen af mødedeltagerne vil synes, det er irrelevant, når en eller anden begynder at fortælle, hvad han fik at spise til aftensmad i går, eller hvad han så i fjernsynet.
