Det vil være en fordel i, at vi i vores samarbejde bibliotekerne imellem i højere grad udnytter digital kommunikation. På Aalborg Bibliotekerne afholdt vi den 7. december en temadag ”Digital kommunikation – Hvordan samarbejder vi smartere?” På temadagen satte vi fokus på en udvalgt række af internettets værktøjer som Doodle, Dropbox og Skype, der er oplagte i det daglige arbejde, hverdagen og på arbejdspladsen. Idéen med temadagen var således at give tips til at anvende ”digital kommunikation” og udnytte de muligheder, der er for at samarbejde og afholde møder selvom man sidder fysisk forskellige steder.
Lad os gøre hverdagen lettere med de gratis webtjenester, der findes derude…
10 deltagere, der bruger en dag på at mødes et sted i landet koster i timeløn og transport:
Transport pr. person: 500 kr tur/retur m. DSB til Odense
Arbejdsdag: 8 timer x 220 kr / timen = 1760 kr
I alt pr. person: 2260 kr
I alt for 10 personer: 10 x 2260 kr = 22.600 kr.
Hertil kommer forplejning - en god frokost samt ikke mindst den uundværlige kage til kaffen.
Denne beregning fremlagde Niels Mark, Herlev Bibliotekerne via Skype på temadagen – ” Digital kommunikation – Hvordan samarbejder vi smartere?” den 7. december på Aalborg Bibliotekerne.
Over 20 kursister fra en stor del af Nordjylland havde her trodset sne og spejlglatte veje for at nå frem. Temadagen blev arrangeret bl.a. på opfordring fra kompetencenetværket i Nordjylland med det formål at styrke det regionale netværk og samarbejde. Både den regionale og Aalborg Bibliotekernes kompetencestrategi har fokus på anvendelsen af de digitale værktøjer i personalets arbejde.
Formålet med temadagen var at styrke det regionale netværk og personlige samarbejde ved at afprøve nogle af de nye muligheder, som kan gøre vores opgaveløsning bedre og supplere eller sågar erstatte fysiske møder. På temadagen satte vi fokus på en udvalgt række af internettets værktøjer, der er oplagte i det daglige arbejde, hverdagen og på arbejdspladsen.
Temadagen skulle også gøre kursisterne fortrolige med de samarbejdsformer, samarbejdsmuligheder og den dynamik, der åbner sig ved anvendelse af it og web 2.0 i gruppearbejde, projektarbejde o.l. Kort sagt: Det gjaldt om, at vi definerede nogle simple værktøjer, som er enkle at bruge og tilpasse til forskellige behov.
Idéen med temadagen var således at give tips til at anvende ”digital kommunikation” og udnytte de muligheder, der er for at samarbejde og afholde møder selvom man sidder fysisk forskellige steder.
Målgruppen for temadagen var biblioteksansatte med almen IT-interesse og engagement, som i deres arbejdsfunktion anvender IT regelmæssigt. Temadagen sigtede konkret på at give deltagerne praktiske færdigheder og afmystificere værktøjerne så de faldt mere naturlige at anvende i en travl hverdag.
Hvilke værktøjer er vigtige og relevante ?
● Google dokumenter - Del dokumenter online - hvordan gør man og hvad er det smarte?
● Dropbox – smart og let deling af filer online
● Mødebooking - Kender du Doodle ?
● Brug Skype som erstatning for fysiske møder – fordele/ulemper ?
Google dokumenter - Google Dokumenter har godt nok færre redigeringsmuligheder end i officepakken. Fordelene er store - deling af dokumenter fremfor roderiet med at sende rettede og opdaterede dokumenter rundt pr mail. Google docs har udviklet sig betydeligt de sidste år til en kanon kontorpakke.
Dropbox er et program og andet redskab til deling. Dropbox giver mulighed for deling af filer op til 2 gb uanset format og størrelse.
Doodle - Kender I situationen med at fem-seks personer skal mødes og det kan være et mareridt at finde en dato for et fælles møde? Vi kan her skrive masser af mails med plus og minus ud for hver af de mulige datoer. Doodle er vi flere, der bruger her til at løse dette problem.
Skype – Vi har mange gange i forskellige fora talt om at anvende Skype som mødeforum – uden at vi praktisk har fået det gjort. Kan Skype erstatte det fysiske møde har diskussionen flere gange været ? Med Skype gives mulighed for gruppesamtale med tilhørende chat, hvor der kan sendes dokumenter, links mv. som en del af samtalen. Vi brugte Skype med stor succes i projektgruppen i Hørbar.
Forløbet…
Kursisterne var på forhånd inddelt i grupper. De kom fra forskellige steder i Nordjylland og flere kendte ikke hinanden. Udgangspunkt for gruppearbejdet var en case om ”formidling af digitale ydelser”. Der var ved casens løsning “tvungen digital kommunkation”.
Eksempler fra gruppearbejdet:
● Det var dejligt. Hvad skal vi have med?
● Vi skal vel først og fremmest blive enige om hvilke af de digitale ressourcer vi ønsker at synliggøre. Men er det ikke et problem, at vi kommunikerer via dette dokument??
● Jo. Det kom jeg også lige til at tænke på :-) Lad os gå over i Skype. og lave oplægget her i dette doc i stedet.
● God plan. Så tror jeg også jeg har fattet hvad de forskellige ting kan bruges til.
På temadagen fik kursisterne rig mulighed for at afprøve disse værktøjer. Ligeledes lagde vi op til en diskussion af
Kravene til værktøjerne og digital kommunikation blev fremhævet som præcis kommunikation, hurtig og uformel kommunikation og “det skal være let at anvende”. Fordelene og den praktiske anvendelse af værktøjerne i det daglige blev hurtigt fremhævet.
● Google docs er et godt redskab til en fælles kladde. Godt at man kan dele dokumenter med forskellige ad hoc grupper alt efter hvem man laver projekt eller oplæg med.
● Man kan have sine dokumenter med på mobilen eller den bærbare, der spares print.
● Simultan kommunikation selv om deltagerne er spredt fysisk.
● Skype er god til at aftale struktur.Skype er god til indledende brainstorm møder. Det kræver træning at lære at tale sammen på denne måde og give plads og undgå at tale i munden på hinanden.
De væsentligste fordele ved at samarbejde digitalt blev sammenfattet i disse 4 punkter
● Mulighed for deling af dokumenter.
● Stor fordel ved projektarbejde.
● Stor fordel ved samarbejde med folk udenfor kommunen.
● Gode til idé-generering på tværs af biblioteker
Temadagen sluttede med håndslag på konkrete opgaver kursisterne vil arbejde videre med som opfølgning på temadagen. Ligeledes tages “digitalt samarbejde” op som tema på kommende møde i kompetencenetværket for Nordjylland. Her var flere f.eks. forslag
● Lokke kollegaer med på den. Hvis man f.eks. sidder alene med et projekt kan det være en god måde at få noget ekspertise med indover. Små steps de næste par uger.
● Brug i kompetencenetværket og andre møder f.eks. børnegruppemøder, møder i Palles Gavebod
● Medlemmerne i markedsføringsgruppen og arrangementsgruppen skal lære værktøjerne at kende.
● Få kollegaer til at bruge værktøjerne.
● Udveksle idéer via værktøjerne. Skal overbevises mere om at det er en god idé at bruge disse værktøjer frem for at bruge de gamle værktøjer – mails og telefonopkald.
● Samler værktøjer til brug ved projekter.
Spar tid og penge på rejserne...
Vi har på bibliotekerne mange samarbejdsrelationer på tværs af kommunegrænserne, internt i centralbiblioteksområderne og ofte også på tværs i alle mulige forskellige projekter. Alle disse samarbejdsrelationer bevirker, at der bruges unødvendige ressourcer både i tid og penge på møder og på at rejse frem og tilbage til møder. Fakta er dog
● Vi har behov for at mødes og tale sammen
● Vi har behov for at kunne kommunikere sammen individuelt og fælles på tværs af tid og sted
● Vi har behov for redskaber til at styre og samle vores arbejde, erfaring og projekt et sted, hvor vi har fælles adgang.
Det vil derfor være en fordel i, at vi i vores samarbejde bibliotekerne imellem i højere grad udnytter digital kommunkation. Digital kommunikation vil dog ikke være uden udfordringer. Det handler om kommunikation mellem mennesker og her er det vigtigt, vi får afmystificeret og defineret simple væktøjer og samtidig lanceret værktøjerne, så de kan blive en naturlig del af det daglige arbejde. Herved kan der spares både penge og tid.
