Lead Document Control Specialist hos Ørsted

Hvad er dine primære arbejdsopgaver?
- Jeg er mellemled mellem vores ledere, Document Controllers og resten af forretningen. Jeg er Subject Matter Expert i document control, som jeg rådgiver om og kommer med anbefalinger til i forskellige cases.

Jeg er involveret i kontraktkrav til leverandørdokumentation i projekter, procesforbedringer og udviklingsprojekter indenfor document control. Dokumenterne, som Document Controllers kontrollerer, er primært teknisk dokumentation, der skal anvendes i vores offshore vindmølleparkkonstruktionsprojekter, som kan være alt fra tegninger af vindturbiner til, hvordan elkablerne ligger i havet. Al dokumentation skal kvalitetstjekkes, registreres og distribueres for review/information, og kommentarer skal returneres til leverandøren; der kan være cirka 200.000 dokumenter pr. projekt. De forskellige lande, hvor vi bygger, har desuden individuelle krav til dokumenter, som skal overholdes.

Som Lead skal jeg have helikopterperspektiv, men også forstå detaljerne og anskue problemstillinger fra mange synspunkter; det kan være juridisk impact, systemmæssige udfordringer, interessenter i andre afdelinger eller leverandører, der skal tages hensyn til.

Hvordan fik du stillingen?
- Min nuværende stilling fik jeg i 2018, men jeg var hos DONG Energy før, hvor jeg arbejdede i olie og gas-forretningen, også som Lead til sidst. Vi blev frasolgt, og en del af os blevet fyret et halvt år efter, så jeg skulle søge nyt. Stillingen hos Ørsted blev slået op, og den søgte jeg. Jeg har i alt været 10 år hos DONG og Ørsted og er rigtig glad for at være her.

Hvad motiverede dig til at søge job i det private?
- Da jeg studerede, var uddannelsen delt op, og jeg valgte et spor med fokus på firmabiblioteker. Jeg kunne især godt lide de tekniske fag og ingeniørmiljøet, som jeg havde stiftet bekendtskab med gennem et tidligere job, så det var den vej, jeg var interesseret i. Men der var stor arbejdsløshed, da jeg blev færdig, og det var svært at finde job i Jylland, hvor jeg boede. Det var inden internettet, så jeg havde kun adgang til de jobopslag, der var i Bibliotekarforbundets blad. Det var i bladet, jeg fandt mit første job som institutbibliotekar hos Mikroelektronik Centret på DTU. Det var et lille fagbibliotek i et inspirerende miljø med forskere og studerende.

Derefter var jeg uddannelsesbibliotekar på en teknisk skole og et teknisk gymnasium, hvor jeg fik budget- og medarbejderansvar og skulle implementere et nyt system. Det var spændende, men meget bureaukratisk og ufleksibelt i forhold til budget og timeforbrug, da alt skulle godkendes på forhånd. Da vi efter fire år stod foran flere organisationsændringer, var det et godt tidspunkt at søge videre mod det private.

Hvad var dit første skridt?
- Jeg søgte uopfordret hos en telekommunikationsvirksomhed, jeg kendte fra Mikroelektronik Centret, der var blevet opkøbt af et amerikansk firma, og som vækstede. De søgte 25 nye medarbejdere, men havde ikke faste jobbeskrivelser, så jeg skrev til dem, at de skulle bruge mig til at styre deres dokumentation og strukturere og organisere tingene for dem. Desuden nævnte jeg, at jeg kendte til dem fra min tid på DTU, og jeg savnede at være i forskningsmiljøet.

Jeg sprang ud på det dybe vand, og så skabte vi min stilling sammen og lavede et team, der hed Planning og Information, hvor jeg blandt andet var med til at udvikle en projektdokumentations-database og etablere et firmabibliotek.

Der gik desværre kun et år, før de blev frasolgt, og derfor blev medarbejderstaben kraftigt reduceret. Men jeg havde slået mit cv op på jobindex.dk og blev kontaktet af en headhunter, der søgte en konsulent til en ERP-virksomhed (enterprise resource planning), som skulle færdigudvikle et document management- system. Det blev mit job de næste 5 år.

Mit første job som Document Controller blev jeg også headhuntet til; jeg anede intet om document controlling, da jeg startede.

Hvad har du været glad for ved jobbet?
- Jeg er blevet hos Ørsted, fordi jeg hele tiden har haft plads til at udvikle mig. For eksempel var jeg Document Control Lead på en voldgiftssag i to år i olie og gas-forretningen, hvor jeg blandt andet skulle etablere nye dokumentationsprocesser og supportere med at genfinde dokumentation.

Derudover er Ørsted en virksomhed, der gerne vil passe på sine medarbejdere – og Ørsteds vision om at skabe en verden, der udelukkende kører på grøn energi, er også fantastisk.

Hvad vil du anbefale andre ved at skifte til det private arbejdsmarked?
- Du får frihed, og faggrænserne er ikke så optrukne, hvilket betyder, at du kan få mere bredde i dine opgaver. Hvis du ligesom jeg kan lide at tilegne dig nye kompetencer og ikke er så glad for kasser, så er det private måske et godt sted for dig. Det er mere jobindholdet og din egen proaktivitet, der definerer din rolle – ikke din titel. Så skal du også bare kunne leve med, at rammerne ikke altid er så faste.

Lønmæssigt belønnes du efter evner og kompetencer, ikke efter en kasse, du er blevet placeret i.

Hvad kan være udfordrende ved det private?
- Udefrakommende faktorer som nedgangstider eller frasalg kan afføde massefyringer, som jeg har oplevet et par gange. Men begge gange fik jeg hurtigt et nyt job, så det er ikke det værste, der kan ske, selvom det er hårdt, mens det står på. Det samme kan desuden også ske i det offentlige.

Hvilke kompetencer bruger du fra dit studie?
- Det hele falder tilbage på at organisere og strukturere information, så det kan genfindes; sikre traceability og metadata. Jeg har aldrig tænkt »bøger«, når jeg tænker bibliotekar – jeg tænker »data og information«. Og det med at organisere og strukturere, også records management, er gået igen i alle mine job. Det er en kompetence, der er enormt værdsat på arbejdspladserne.

Rikkes råd til dig, der vil søge job i det private

1. Tag et kursus i document control eller records management, så du får et indblik i det område. Som bibliotekar laver man mange af tingene i forvejen; organiserer, registrerer, genfinder, arkiverer, kasserer, samarbejder med forskellige interessenter, vejleder, supporterer og formidler, men man kalder det noget andet i jobopslag – så det skal bare oversættes.
   
   
2. Du kan ikke vide alt fra start, og det ved arbejdsgiverne godt; min erfaring er, at det tager seks måneder, før man er ordentlig inde i en organisation og kan begynde at bidrage med nye initiativer og ændringsforslag.
   
   
3. Hav dit cv liggende forskellige steder, og send det til rekrutteringsfirmaer, hvis du vil headhuntes.
   
   
4. Send uopfordrede ansøgninger til virksomheder i vækst, for eksempel opstartsvirksomheder med fokus på grøn omstilling. I en startup kan du påvirke din stilling fra starten og selv præge alt fra bunden. Jeg vil anbefale andre at starte i en mindre virksomhed, som jeg gjorde, hvor du får mulighed for at udleve din faglighed og prøve dig selv af – så kan du altid søge videre til en større virksomhed. Og hvis det ikke var noget for dig alligevel, så er der ingen, der siger, at du ikke kan søge tilbage til det offentlige igen.
   
   
5. Tro på dig selv og dine kompetencer, arbejdsgiverne er taknemmelige for, at du kan varetage de opgaver, du kan. Lad være med at begrænse dig selv. Du har studeret i mange år, så du fortjener at prøve dig selv af og lære nyt.

 

Interviewet blev oprindeligt bragt i Forbundet Kultur og Informations folder »Job i det private? Virksomhederne har brug for dine kompetencer« udgivet marts 2021.