For videnvirksomheden Rambøll er det afgørende at have hurtig adgang til de rette data. Derfor har man oprettet et internt informationscenter, der servicerer organisationen med detektivarbejde og effektive strukturer. En god investering bygget på bibliotekariske kompetencer som informationssøgning og strukturering.
Forbundet Kultur og Information har interviewet fem spændende medlemsprofiler for at vise bredden i medlemmernes opgaver og kompetencer. Vi håber, de kan inspirere dig til nye karriereveje og hjælpe dig med at sætte nye ord på din faglighed. God læselyst!
Tekst Sten Løck
- Det er mit første job efter endt uddannelse, og jeg føler, jeg allerede er havnet på rette hylde.
Begejstringen er ikke til at tage fejl af hos Mathilde Krogh, der i skrivende stund har været ansat som informationsspecialist hos ingeniørvirksomheden Rambøll i godt fem måneder.
En væsentlig del af mit arbejde handler om at administrere portaler. Medarbejderne har selv adgang, og min opgave er at lære dem at bruge portalen og hjælpe dem med at finde den rette information.Mathilde Krogh, informationsspecialist
Mathilde Krogh er del af Rambølls Library and Information Center, der har til opgave at samle, strukturere og videregive informationer i videnvirksomheden.
- En væsentlig del af mit arbejde handler om at administrere portaler. Medarbejderne har selv adgang, og min opgave er at lære dem at bruge portalen og hjælpe dem med at finde den rette information.
Portalerne er store, internationale databaser, som Rambøll abonnerer på, og de to vigtigste i Mathilde Kroghs job handler om henholdsvis standarder og litteratur. Standarder er et vigtigt omdrejningspunkt for enhver ingeniørvirksomhed. Samtlige lande har byggestandarder med specifikationer for, hvordan konstruktioner skal designes samt opføres, og det er selvsagt afgørende, at man arbejder ud fra den rette og mest opdaterede information.
Det handler mere om at kunne se sammenhænge mellem informationer og så være i stand til at finde frem til det rigtige, og det er netop, hvad jeg kan qua min uddannelse.Mathilde Krogh, informationsspecialist
Og standarder er ikke hvilken som helst information, forklarer Mathilde Krogh.
- Standarder dør aldrig, det er noget af det fagligt spændende. Der kommer altid revisioner, korrekturer, annekser, og derfor er det meget vigtigt, at det dokument, man sender videre, er den gældende version. Omvendt kan standarder også være gammel information, vi nu har brug for. Hvis det for eksempel handler om et renoveringsprojekt for altaner bygget i 1960’erne, har vi brug for at vide, hvordan de blev bygget på det tidspunkt.
Derfor er det også ofte teknisk information, Mathilde Krogh skal finde, men hun behøver ikke selv at være ekspert i emnerne.
- Opgaven er lidt a la: Hvordan kan jeg finde noget, jeg ikke ved noget om? Men det er ikke afgørende, at du forstår, hvad det konkret går ud på. Det handler mere om at kunne se sammenhænge mellem informationer og så være i stand til at finde frem til det rigtige, og det er netop, hvad jeg kan qua min uddannelse. Det kræver specielle kompetencer at finde rundt i de globale portaler, især når det handler om standarder, som kan være vanskelige at fremsøge. Så er det mit job at lave noget detektivarbejde og finde frem til den rette information.
Rambøll har en hel masse fysisk materiale liggende omkring på hylder og i arkiver. Der er tale om værdifuld viden, og planen er at samle det i et fælles bibliotek.Mathilde Krogh, informationsspecialist
Hvor portalen med standarder handler om specifikke tekniske data, er den anden portal med litteratur bredere, og her går opgaven blandt andet ud på at forstå indholdet.
- Litteraturportalen giver adgang til en lang række emner, som vores medarbejdere har brug for. For eksempel om it, ledelse, hvordan man arbejder som konsulent, samt ikke mindst de utallige ingeniørfaglige tidsskrifter og e-bøger, der findes. Her kan det være svært at få adgang til fuldtekst. Så kigger vi på, hvad det ønskede materiale handler om, og prøver at finde det, for eksempel også i forskningsbiblioteker. Igen er det en slags detektivarbejde, men anderledes end med standarder, hvilket bare gør det mere spændende, lyder det fra Mathilde Krogh.
Det digitale detektivarbejde fylder således meget i jobbet, men der er også brug for mere traditionelle bibliotekariske kompetencer.
- Rambøll har en hel masse fysisk materiale liggende omkring på hylder og i arkiver. Der er tale om værdifuld viden, og planen er at samle det i et fælles bibliotek. Vi er i fuld gang med at katalogisere det hele, hvor vi tager hver enkelt bog i hånden og registrerer den.
Faktum er, at vores funktion hjælper forretningen med at komme hurtigt videre med opgaverne, og tid er penge, ikke mindst i vores branche. Jeg vurderer, at vores funktion er en af de mere rentable interne investeringer, Rambøll har foretaget.Simon Klaris Friberg, Senior Information Manager/Librarian
Der har gennem årene været adskillige tiltag til et centralt informationscenter i Rambøll, men den nuværende konstruktion blev grundlagt i 2010. Ildsjælen bag er Simon Klaris Friberg, der er uddannet teolog og bibliotekar.
- Jeg startede selv på deltid i afdelingen og har siden bygget den op til, at vi nu har fire fuldtidsansatte medarbejdere. Missionen er klar. Rambøll har 16.000 eksperter ansat, fra Hong Kong til Texas, og det er afgørende, at de kan tilgå forretningskritisk information så hurtigt som muligt. Organisationen beder ofte om hjælp, når noget er svært at finde. Der kan for eksempel være en obskur canadisk standard, man leder efter, og det er så vores opgave at gøre den tilgængelig på kortest mulig tid. Desuden er der ofte copyright-spørgsmål, der skal afklares, hvilket vi også tager os af.
Afdelingens opgaveløsning er ikke kun en hjælp i dagligdagen for Rambølls ansatte, men udgør også en decideret konkurrencefaktor, der har sparet Rambøll mange penge, mener Simon Klaris Friberg.
- Der er andre ingeniørfirmaer, der har forsøgt at etablere lignende funktioner, men mange af dem blev nedlagt igen, fordi man ikke formåede at synliggøre effekten. Men det er vi lykkedes med, og faktum er, at vores funktion hjælper forretningen med at komme hurtigt videre med opgaverne, og tid er penge, ikke mindst i vores branche. Jeg vurderer, at vores funktion er en af de mere rentable interne investeringer, Rambøll har foretaget.
Det vil sige, at kunne sætte sig ind i brugernes situation og give dem den bedste vejledning. Derfor tror jeg også, bibliotekarers kompetencer vil kunne gøre en forskel i forholdet mellem it-eksperter og brugerne, hvor de fleste virksomheder traditionelt oplever udfordringer.Simon Klaris Friberg, Senior Information Manager/Librarian
Bibliotekariske kompetencer er en uundværlig del af afdelingens indsats, og det vil også være tilfældet mange andre steder i erhvervslivet, mener Simon Klaris Friberg.
- Det er evident, at den private sektor har fået øjnene op for, hvad en bibliotekarkan bidrage med. Det handler især om at forstå og arbejde med datastrukturer, men kommunikationskompetencer spiller også en stor rolle. Det vil sige, at kunne sætte sig ind i brugernes situation og give dem den bedste vejledning. Derfor tror jeg også, bibliotekarers kompetencer vil kunne gøre en forskel i forholdet mellem it-eksperter og brugerne, hvor de fleste virksomheder traditionelt oplever udfordringer.
Kommunikation er da også en del af Mathilde Kroghs hverdag, hvor afdelingens opgave er at vedligeholde og højne standarden for effektive strukturer.
- Vi arbejder rigtig meget med kommunikation til organisationen for at hjælpe medarbejderne og holde dem opdateret. Jeg skriver jævnligt på vores intranet om portalerne. Hvad de kan og tips og tricks til, hvordan man bruger dem. Lige nu skal jeg for eksempel fortælle, hvordan man bogmærker dokumenter i portalerne og deler med kolleger. Og så skriver vi også jævnligt nyheder med små bidder af emner til at informere og inspirere.
